Поставянето на крайни срокове може да има обратен ефект
Проучване показва, че поставянето на дълги крайни срокове води до най-ниски нива на изпълнение
Делегирането на задачи с определен срок, в който трябва да бъдат завършени, е честа практика и има своята логика - някои неща просто трябва да бъдат свършени навреме или са спешни. Сроковете помагат на човека отсреща да разбере, че задачата е важна и трябва да бъде сред приоритетите му. Въпреки това, определянето на краен срок може да има и обратен на предвидения ефект, според скорошно проучване на Университета в Отаго.
В проучването около 3200 участници са помолени да попълнят анкета за дарения за благотворителна организация. На една трета от хората не е даден краен срок, до който трябва да отговорят на анкетата, на една трета е даден срок от една седмица, а на една трета - месец. Групата без краен срок показва най-висок процент на отговор, следвана от групата, на която е дадена една седмица. Групата, на която е даден едномесечен срок, е имала най-нисък процент на отговор.
Професор Стивън Ноулс, преподавател в департамента по икономика към бизнес училището в Отаго, който е и част от екипа, провел експеримента, не се е изненадал да установи, че определянето на по-кратък срок увеличава шансовете за получаване на отговор в сравнение с по-дълъг срок. Той обаче е намерил за интересно, че най-много отговори са получени от участниците, на които не е посочен краен срок.
Тези резултати са приложими за най-различни ситуации. Например, ако помолите свой колега да свърши нещо вместо вас, той най-вероятно ще го направи по-бързо, ако сам прецени кога, отколкото, ако му поставите краен срок.
Хората отлагат или забравят изпълнението на дадена задача, а това води до по-ниски нива на изпълнение, казва Ноуелс в бележка към проучването.
Защо едномесечният срок може да не работи
Ако зададете краен срок далеч в бъдещето, хората може да не оценят задачата като спешна. Те са склонни да отделят толкова време за завършването на дадена задача, колкото им е позволено. Ракел Бенбунан-Фич, професор по информационни системи в Baruch College дава за пример пред Acorns Grow законът на Паркинсон, който гласи, че работата се разраства до запълване на наличното време. Друг пример, който практиката доказва е, че ако помолите колега да изпрати имейл вместо вас с краен срок от една седмица, той най-вероятно ще го направи в последния ден от срока, нищо че му коства 10 минути от времето.
Ако има краен срок, трябва да има контекст
Ако имате нужда от помощ или искате да делегирате на колегите си ефективно, може да помогне, ако им дадете причина защо завършването на задачата скоро или навреме е наистина важно. Човекът отсреща трябва да разбере защо изпълнението на работата е чувствително към времето.
Аманда Августин, кариерен експерт, казва пред TopResume, че още по-добре би било, ако може да дадете причина, защо завършването на задачата би било от полза и за човека, който трябва да свърши - това дава допълнителна мотивация и повишава спешността й.
Ако виждате, че човекът няма да свърши работата в срок не се разочаровайте, а започнете разговор, чиято цел е да разберете в какво се корени проблемът.
Изпращайте напомняния
Ако все пак трябва да зададете дълъг краен срок, не забравяйте да изпращате напомняния на изпълнителите. Планирайте имейли, който да се изпратят седмица или ден преди крайният срок за изпълнение на задачата.
Ако например знаете, че някой колега често отлага или някой доклад винаги е “трън в петата” на работещите, изпратете напомнящ мейл 3-4 дни преди крайния срок. По този начин ще добавите време, в което могат да бъдат отстранени евентуални грешки преди крайния срок.
Според проучване на Duke Clinical Research Institute, сроковете, които сами си налагаме са по-трудни за спазване от тези, дадени от други. Но ако си зададете краен срок и си дадете реалистичен период от време, за да завършите дадена задача, имате по-голям шанс да се придържате към нея.