Oфис в облака

на Microsoft към края на септември т.г. услугата Office 365 се използва от 200 млн. активни потребители месечно. Годишният ръст само на бизнес потребителите е 21%.

Интересът към Office 365 расте, защото спестява разходи на компаниите, а те бързо получават най-актуалните версии. Не се плащат и големи суми наведнъж за лицензите. А самите приложения са достъпни от всеки компютър, лаптоп, смартфон или таблет с интернет връзка. Всичко това позволява на потребителя да работи пълноценно навсякъде. Microsoft продължава постоянно да развива Office 365. На конференцията Ignite 2019 той представи някои от новите възможности, които ще навлязат в пакета. Сред тях е и използването на изкуствен интелект в някои от приложенията. Excel например ще разпознава действията на потребителя и ще показва меню с "идеи" на базата на навиците му. В тях ще има предложения за формули за маркираната таблица, създаване на различни диаграми с данните и др. Всичко ще се изобразява като превю и с един клик ще може да се създава и внедрява в документа. Освен това е възможно потребителят да използва същото меню, за да задава въпроси. Например да попита за извадка само за продажбите от таблицата или как да изчисли желана от него стойност. Приложението ще разпознава контекста на файла и ще дава релевантни предложения като потенциални отговори. Преглеждането и интеграцията във файла ще се случва с един клик.

В PowerPoint изкуственият интелект ще предлага и идеи за дизайн на слайдовете, които се избират според анализ на предпочитанията на потребителя. Самият той ще може да помага на изкуствения интелект да е още по-ефективен занапред като маркира и някои от резултатите като подходящи или пък неподходящи. Менюто за идеи ще даде възможност на ползващите го да спестят много време в търсене на функции и възможности на приложенията, и то отново само с един клик.

Office 365 включва и облачната услуга OneDrive за съхранение на файлове. Бизнес клиентите получават 1TB в облака като част от месечния си абонамент. Това позволява лесно съхранение на всички документи, таблици, презентации и много други служебни файлове. Те са достъпни от всяка точка и се синхронизират в реално време. В абонамента са включени и приложенията за съвместна работа Teams и SharePoint Online. Чрез тях комуникацията и сътрудничеството между няколко души на различни места в един файл става далеч по-удобно и лесно. А по време на Ignite 2019 Microsoft обяви още, че максималният брой сайтове в SharePoint става 2 млн. за всеки абонат, като платформата и OneDrive ще поддържат големи файлове с размер до 100GB.

Друга новост е префокусирането на гласовия асистент Cortana. В последните години тази услуга остана на заден план спрямо Apple Siri и Google Assistant при крайните потребители. Microsoft обаче вижда голям потенциал за Cortana при бизнес клиентите. По време на Ignite 2019 Microsoft представи функцията Play My Emails за Outlook. Тя превръща Cortana в личен асистент, като да съобщава с глас на потребителя колко имейла има, кои са по-важните податели, колко дълги са писмата и др. Засега услугата е само на английски, но постепенно се очаква да се добавят и други езици.

Да раздвижим офиса още повече

Office 365 предлага лицензи за приложенията не само за настолните версии, но и за мобилни устройства. Това позволява използването на тези технологии и без лаптоп подръка. Разбира се, работата през компютър ще е по-удобна, особено за обработка на големи документи, таблици и диаграми. Модерните лаптопи са леки и удобни и затова добавянето на мобилна интернет връзка към тях е оптималното решение за пълноценно използване на Office 365.

С комбинирането на двете услуги бизнес потребителите бързо и лесно получават всичко необходимо, за да работят навсякъде. Данните са защитени в дейта центровете на Microsoft, като Office 365 поддържа и двуфакторна аутентификация чрез получаване на SMS код, приложение като Microsoft Authenticator или друг метод. Това дава допълнителна сигурност, която ще затрудни и хакерите в евентуалните им опити да пробият потребителските профили.

Друга полза са многото опции за допълнителен контрол. Чрез тях може да се въвеждат правила за достъп и защита на информацията, спазване на вътрешни и национални регламенти и др. Всичко се настройва бързо и лесно и така служителите могат да се концентрират върху работата си, без да губят време със софтуерни конфигурации.

Радослав Радев, IT мениджър на Acibadem City Clinic

Кои услуги на А1 използватe и от кога?

Използваме няколко услуги на А1, сред които фиксирани телефонни линии и абонаменти за Office 365. Преди време цялостната услуга е била изнесена на външна фирма. Решихме, че е по-добре да приберем при нас каквото можем. Инвестирахме в собствен дейта център и екип.

През миналата година разгледахме дали е изгодно да продължаваме да работим със собствена Microsoft Exchange конфигурация, както беше дълги години. Това е работещо решение, но когато смяташ инвестициите и усилията – доколкото можеш да ги предвидиш, се оказа, че е по-удачно да преминем към Office 365 като клауд услуга.

Защо избрахте предложението на А1, а не директен абонамент за Office 365 и приблизително колко на брой са лицензите ви?

Спряхме се на А1, защото се нуждаехме от помощ, за да се прехвърлим от една облачна услуга към друга. Те имат експертиза и голям екип и всичко мина почти без никакви проблеми.

Имаме над 1600 лиценза за Office 365. Основно използваме имейл възможностите, тъй като са удобни за работа. Някои колеги много харесват и приложението Microsoft Project – също част от Office 365, и са доволни. Услугата е бърза, не трябва да се занимаваме с ъпдейти, всичко работи навсякъде от всякакви устройства. Освен това нямаме засечена нито една нейна загуба, а за нас е важно винаги да сме онлайн.

Разполагаме и с по-стари Office пакети, които все още са в употреба.

Какви са основните предимства на Office пакета вместо безплатните алтернативи като Google Docs, OpenOffice и т.н.?

Използвали сме OpenOffice, но за съжаление този софтуер невинаги е удачен. Когато трябва да попълваме документи за външни институции, се оказва, че форматирането им не е съвместимо с техни програми. Затова за нас е задължително да използваме Microsoft Office, много е важно да нямаме проблеми с документите.

Услугите на Google не са безплатни за бизнес клиентите. Не са лоши, но за нашите потребители е по-удачно да разполагат с нещо, което им е добре познато.

Дайте няколко примера за генерирани ползи от използваната услуга.

Ние сме по-специфична организация, за която е важно всичко да е на високо ниво. Не можем да правим експерименти дали нещо ще сработи или не.

Използването на услугата върви много леко. За мен огромен плюс е, че тя не прекъсва. Освен това винаги е актуализирана с най-новата версия. Всичко работи за всякакви устройства и платформи. В момента оптимизираме и плановете според различните нужди на потребителите.

От гледна точка на сигурността – не разрешаваме качването на файлове онлайн. Имаме собствени ресурси и файловете се поставят в тях.

След първоначалната настройка на устройства за Office 365 повече работа не сме имали. Единственото, което правим, е да създаваме и закриваме акаунти. Нямаме отделен администратор, който да се занимава само с това.

Сега имаме сигурна и достъпна услуга на разумна цена. Забравихме от времето, когато ми се обаждаха в 3 часа сутринта, защото имаше някакъв проблем с имейла.

Като IT мениджър това ми позволи да оптимизирам и екипа си – днес той се занимава с други, по-важни неща, докато преди бяха необходими поне по двама Exchange администратора.

Спестяваме и доста разходи. Не е нужно да се инвестира в допълнителна инфраструктура, ъпдейти, поддръжка, захранване и т.н.

Преди години се съмнявах в успеха на клауд услугите, но сега е видимо, че те са успешни и индустрията върви в тази посока. След като хората видяха, че могат да виртуализират пет сървъра в един хардуерен, това повлече всичко останало. Ще има все повече такива услуги.