Еволюцията на работните модели и офис пространствата
Конвенционалният модел с пет дни работа в офис е нефункционален в днешния динамичен свят, смятат от Proxiad SEE. IT компанията с 18-годишна история в България преминава през цялостна трансформация в последните две години, въвеждайки хибридна, по-свободна и напълно обновена работна среда
Съдържание от Proxiad SEE
Вечерни новини
Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"
Три офиса в три града с идентичен модерен и функционален дизайн, който да предоставя на хората удобства, разнообразие и свобода. Това е концепцията на Proxiad SEE, която през 2021 г. започва подготовка за прехода към нов хибриден модел на работа. Две години по-късно компанията е завършила трансформационния си цикъл, а офисите ѝ в България и Македония вече изглеждат различно. С въвеждането на собствен софтуер за управление на пространствата и със съдействието на доверени партньори Proxiad SEE показва, че модернизацията на работното място е предизвикателна, но необходима крачка по пътя към изграждането на здравословна и стимулираща работна обстановка.
Преосмисляне на работния модел
Дистанционният режим внезапно се установява през 2020 г. глобално и, противно на очакванията, дава на бизнеса да разбере, че резултатът от работата от разстояние може да бъде положителен. Наблюденията на Proxiad SEE показват, че продуктивността на служителите не само не спада, но в определен период от време се и увеличава. Въз основа на новата динамика мениджмънтът предвижда, че изискването за 100% присъствие от офиса е модел, който ще бъде все по-малко предпочитан и налаган напред във времето. Ускорената дигитализация предоставя разнообразни възможности и технологичният бранш си проправя път към един съвременен начин на работа, позволяващ на служителите да комбинират присъствените в офиса дни и тези в комфорта на своя дом.
"Искахме да дадем на колегите ни свободата да работят от вкъщи, като същевременно запазим връзката, която бяха изградили и поддържаха с общуването и срещите на живо - затова и нашият логичен избор бe хибридният модел. Трябваше да създадем и подходящи условия за колаборация, като изоставим модела, при който всеки има отредено място, от което извършва работата си - така наречените dedicated бюра", разказва изпълнителният директор на Proxiad SEE Александър Милев. И допълва: "В следващия момент - с цел да вземем добре информирани решения, си поставихме въпросите за посещаемостта в офисите и за използването на наличните ресурси по ефикасен начин. Така се роди и идеята да разработим собствен продукт - софтуер за управление на новите гъвкави офис пространства, който нарекохме Desk Buddy."
Desk Buddy е интyитивнa плaтфopмa, позволяваща нa cлyжитeлитe нa кoмпaниятa дa peзepвиpaт бюpo, зaлa или пapкoмяcтo пo вcяĸo вpeмe, нeзaвиcимo къдe ce нaмиpaт. Решението може да дигитализира и менажира всички офиси на една организация, независимо от техния брой, големина и локация. Системата paбoти чрез 3D интepaĸтивни ĸapти и се cинxpoнизиpa c aĸтивнитe диpeктopии нa Місrоѕоft и Gооglе, ĸoeтo yлecнявa пoтpeбитeлитe и тexния дocтъп. Софтуерът е ефективно решение с оглед персоналното удобство, но и целите за устойчиво развитие, включващи зелените политики на организациите и правилното използване на техните ресурси. Създателите му предоставят и възможности за адаптиране към предпочитанията на клиентите, които искат да управляват по умен начин своите офиси. Неговите предимства го правят широко познат на пазара, като през изминалата година продуктът бива интегриран в различни организации в България и Европа.
Oт Proxiad SEE не спират само до разработката и внедряването на Desk Buddy в своите офиси. Поели веднъж по пътя на промяната, те продължават цялостната си трансформация, в която включват релокиране в изцяло обновени офис пространства.
Партньорства за успех
От компанията внимателно избират партньорите за реализацията на своите планове. Спират се на Avalant, която консултира Proxiad SEE в областта на недвижимите имоти, на Atlas Project Management и back2arcitecture - които носят отговорността съответно за управлението на проектите и интериорния дизайн на трите офиса: в София, Пловдив и Скопие.
Подходящите локации, които да позволяват да се разгърне желаната "зелена" концепция, биват избрани с помощта на Avalant - водещ консултант в сегмента на офис площите. В рамките на по-малко от две години екипът консултира Proxiad SEE при избора на нови локации в София и Пловдив, както и в намирането на офис в Скопие. Ролята на Avalant включва селектиране на сгради, отговарящи на стратегията на компанията, качествен и финансов анализ на всяка от опциите и договаряне на оптимални търговски условия за наемателя. "Добрият консултант добавя стойност през целия процес на избор и договаряне на нов офис. Задълбоченото разглеждане на всеки функционален и търговски аспект ни помага да генерираме значителни предимства и спестявания - само за последните две години сме спестили над 7 млн. евро на нашите клиенти", обяснява Христо Андонов - партньор в Avalant. Сградите, в които понастоящем се помещават офисите на Proxiad SEE, са снабдени с най-модерни системи и инсталации с екосъобразна насоченост.
Дизайнът и реализацията са поверени изцяло на Atlas Project Management и back2architecture, които изграждат офисите в минималистичен стил, с изчистени форми, индустриални елементи, акцентно осветление и естествено озеленяване. Резултатът е налице: пространствата в трите града предлагат удобство, функционалност и разнообразие, подчинени на обща естетика и разпознаваема визия. Всеки офис има отворени пространства, т.нар. оpen space, с ергономични работни места, електрически бюра, зали за срещи, телефонни кабини, кухни, бариста кътове и зони за отдих и развлечение. Липсата на собствено бюро всъщност позволява на човек да заеме която и да е точка в офиса, от която да работи в избран от него ден. С въвеждането на софтуера Desk Buddy всеки има видимост на свободните зони и възможност за резервиране на място по избор.
"Това е история за една успешна колаборация, чрез която се реализират три последователни офис проекта. Месеци са инвестирани в усилена работа, срещи и дискусии относно въвеждането на всички необходими решения и иновации. В крайна сметка инвестицията на време и ресурси си струваше - обратната връзка от колегите в Proxiad SEE е много положителна и крайният резултат е налице", заключава изпълнителният директор на компанията.
Добрият пример променя средата
След 2020 г. настъпиха качествени изменения в предпочитанията на хората по отношение на работното им място и последните проучвания го доказват. Според проучване на FlexJobs, публикувано в американското издание Forbes Advisor наскоро, 57% от служителите биха сменили компанията, ако техният настоящ работодател не им предостави гъвкавост и възможност за работа от вкъщи. Седемдесет и един процента от интервюираните пък твърдят, че дистанционната работа им помага да поддържат баланс между личния и професионалния си живот.
В същото време преминаването в изцяло отдалечен от офиса режим крие редица недостатъци. Според цитираното проучване 53% от хората, които работят по този модел, споделят, че е по-трудно да се почувстват свързани със своите колеги. Така изглежда, че хибридният модел към момента е ефективно решение, което помага в две посоки: на служителите да не попадат в социална изолация, и на работодателя - да осигурява гъвкава и атрактивна офис среда, предоставяща необходимите условия за приобщаване и взаимодействие.
Данните, които ръководството на компанията получава от системата Desk Buddy, както и от вътрешнофирмените анкети сред служителите, показват ефективността на хибридния модел - служителите оценяват високо своя работодател и се чувстват удовлетворени от предимствата на модернизираните пространства.
От технологичната компанията споделят, че трансформацията ги е изправила пред редица предизвикателства, които преодоляват със смел подход и с помощта на своите партньори. След двегодишен динамичен преход Proxiad SEE оперира от новите си офиси в България и Македония напълно осъзнато, че когато бизнесът има ясна визия и нужда от промяна на средата и модела на работа, желаните подобрения могат да бъдат постигнати.
