Какво да търсим в решенията за дистанционна работа

Сигурността е един от най-важните аспекти при новите условия, смятат участниците в уебинара "Индустрия 4.0: Технологични решения за дистанционна работа"

Мария Карашанова

Вечерни новини

Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"

Дистанционната работа определено не е нова тенденция, тя се обсъжда от години, а в редица компании от сфери като информационните технологии отдавна се и прилага. Но преди неочакваната здравна криза за една голяма част от фирмите изпълняването на ежедневните задължения отдалечено беше по-скоро част от бъдещето. Извънредните обстоятелства обаче наложиха да се предприемат бързи действия в посока промяна на бизнес процесите и практиките с цел бърза адаптация към новите условия.

В тази връзка компаниите се изправиха пред взимането на важни решения, от които зависи тяхното бъдещо развитие както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. Сред основните теми, които вълнуват организациите, са: какви възможности трябва да предлагат платформите за виртуална комуникация, кои са основните предизвикателства в работата от разстояние и как трябва да се реорганизира бизнесът, когато не може да се посещава офисът. На тези и много други въпроси отговориха участниците в уебинара "Индустрия 4.0: Технологични решения за дистанционна работа", организиран от вестник "Капитал" и платформата Trakia Tech. Модератор на онлайн събитието беше Георги Стоев, макроикономист и председател на Trakia Tech, а участници бяха Йовко Ламбрев, ИТ архитект на инфраструктурни и облачни решения, съосновател на Trakia Tech, Милен Георгиев, CEO на "Екстрапак", и Емил Ивов, основател и ръководител на jitsi.org.

Значението на сигурността

Сигурността е един от основните аспекти, който трябва задължително да се вземе под внимание при избор на решение за дистанционна работа - независимо дали става дума за платформи за видеоразговори или за системи за управление на бизнеса. Емил Ивов, основател и ръководител на платформата с отворен код jitsi.org, дава няколко съвета на компаниите, които тепърва започват да оборудват своите екипи за провеждането на виртуални срещи. На първо място той изтъква, че е особено важно да се обърне внимание на качеството на онлайн разговорите, като то може да се гарантира с купуването на надежден хардуер.

"Вградените камери предлагат ниска резолюция и обикновено образът не е ясен. Затова е добре хората да имат отделна камера, както и слушалки с микрофон, тъй като качеството на звука е дори по-важно от това на видеото. Също така е препоръчително компютърът да е сравнително нов, на не повече от 4-5 години. Видеоконференциите са доста ресурсоемки, затова слабият хардуер представлява пречка", коментира Ивов. Той допълва, че при избор на решения с Bluetooth трябва да се внимава, тъй като технологията все още е несъвършена и има възможност често да възникват проблеми при свързването на устройствата.

Други аспекти от сигурността на онлайн конферентните разговори са свързани с достъпа и криптирането на данните. Винаги предварително трябва да се определя кой ще има право на участие в срещите, за да не бъдат допускани лица, които биха осуетили разговора или биха злоупотребили със споделяната информацията. В допълнение трябва да се гарантират и добри защити на данните по мрежата. Експертът препоръчва да се предпочитат платформи с криптиране от край до край, тъй като при тях дори доставчикът не може да чете данните.

Възможностите на облака

Според Йовко Ламбрев, ИТ архитект на инфраструктурни и облачни решения, съосновател на Trakia Tech, един от основните проблеми със сигурността е, че при повечето компании се предвижда достъпът до ресурсите да се случва от корпоративните мрежи, а възможността за работата от дистанция досега беше по-скоро изключение. "Малките и средните организации често не могат да си позволят собствен ИТ персонал и в подобна ситуация като сегашната нямат мащаба да спасят всичките си клиенти. Затова съм привърженик на по-прагматичните решения, даващи базово ниво на сигурност, което може да се използва във всяка ситуация", отбелязва Ламбрев.

Той съветва фирмите да се насочат към платформи, осигуряващи облачна колаборативна работа, тъй като те са защитени, предоставят множество опции и са лесни за използване. На едно място служителите могат както да споделят документи, да подреждат файлове и да контролират достъпа на ниво група, така и да разполагат с календар, адресни книги и базови инструменти за проектен мениджмънт. Ламбрев изтъква, че дигитализацията е важна стъпка и не е нужно да се чака настъпването кризи, за да се промени начинът на работа.

Предимствата на отворения код

Икономическата еволюция подкрепя продуктите с отворен код, около този извод се обединиха участниците в уебинара, подчертавайки предимствата, които този тип решения предлагат, включително по-висока сигурност, лесна интеграция и повечето свобода по отношение на доставчиците. Милен Георгиев, CEO на "Екстрапак", разказа повече за ползите от ERP системата с отворен код, която неговата компания прилага. "Ние бяхме подготвени за дистанционната работа, като не беше необходимо хората даже да си взимат служебния компютър. Имаме служители, които от повече от година работят вкъщи. При нашата система не е нужна виртуална частна мрежа, а в платформата се интегрира всичко, което е необходимо за работа", посочва Георгиев. Той разкрива, че сега компанията му дори работи по-ефективно в сравнение с преди, когато служителите са посещавали офиса.

Затова експертът е категоричен, че ако една организация иска да се развива, то трябва да внедри ERP система, защото бизнесът става по-сложен, а клиентите, доставчиците и продуктите се увеличават значително. В днешно време цялата тази информация дори и при една малка фирма не може да се управлява без система, която да гарантира, че данните са достъпни до всички участници, с един общ интерфейс и с много функционалности. "Отдалечената работа е нов вид култура, която така или иначе ще бъде все по-значима оттук нататък. ERP системите също са нещо, което ще навлезе във всяка бизнес сфера. Те също са култура, а не просто някакъв инструмент или начин за работа за документиране и отчитане на всеки процес", допълва експертът.

Участниците в уебинара са убедени, че работата от дистанция трайно ще навлезе в нашето ежедневие и затова организациите трябва внимателно да изберат решенията, които ще използват. "Видеосрещите малко екстремно се наложиха и хората трябваше бързо да намерят решение. Преминаването към онлайн срещи и отдалечена работа е силна преса, която идва от години, тъй като съвременната организация на бизнеса достига предела на своите възможности. Единственото, което спираше тази промяна, бяха навиците на хората. Но това, което се случи сега, махна много от бариерите и много предимства се отключиха със съвсем прагматични аргументи като цената за недвижимите имоти за офисни пространства, спестеното време от пътуване, възможността за избиране на работна ръка от цял свят. Така че връщане назад няма да има и занапред това ще бъде моделът на работа", споделя Ивов.