Kоронавирус в офиса – на кого да кажем?

Няколко лесни стъпки за работодателите

Има няколко лесни стъпки, които могат да се предприемат с цел спазване от работодателите на приложимите законови норми за събиране и предоставяне на информация относно заразен с COVID-19 сред персонала:

• Не разчитайте на съгласието на заразен служител като (единствено) основание за разгласяване на идентичността му и факта, че има коронавирусна инфекция. Това не е правилен подход, тъй като служителите са поставени в неравностойно положение спрямо своите работодатели и често не може да се докаже доброволно ли е дадено тяхното съгласие (такива са и разбиранията в целия ЕС). Ако се налага по изключителни причини служител да се идентифицира - стеснете кръга от лица, на които ще предоставите тази информация, по възможност получете изричното писмено съгласие на служителя за това (достатъчно е това да стане през електронната поща). Ако заразеният сам разпространи тази информация, това вече е негов доброволен акт.
• Законосъобразни основанияза да съберете данни за заразен служител, както и да установите контактните лица, могат да са: а) законовото задължение на всеки работодател да осигури здравословни и безопасни условия на труд; б) защитата на жизненоважните интереси на всички работници и служители; в) общественото значение на събраните данни с цел опазване на здравето; г) защитата срещу трансгранични заплахи за здравето и др. в зависимост от конкретно събираните данни.
• Направете бърза оценка на риска и определете кой е минимумът от данни, от които се нуждаете с цел адекватна реакция при установяване на заразен с COVID-19 сред персонала ви: а) необходимо ли е да се уведомява целия офис (макар и на анонимна база) или е възможно това да се направи по отдели, които нямат пряка връзка по между си; б) необходимо ли е да се проследяват пътувания и командировки на служители; в) необходимо ли е да се използват технически средства (камери, карти за достъп и др.) с цел разкриване движението на служителя в офиса през последните дни преди да се установи наличие на зараза; г) необходимо ли е да се разпитат и други служители с цел преценка на вида контакт (в помещение или извън сградата на офиса, използвани предпазни средства) и т.н.
• Не събирайте и не разпространявайте повече данни от необходимото. Например не въвеждайте практика имената и/или снимката на заразен служител да циркулират във вътрешна служебна платформа или по мейл до целия персонал; не разпространявайте данни за симптомите на болен служител; не информирайте служителите за наличие или липса на придружаващи заболявания на заразения; не споделяйте информация с други офиси от групата на съответната организация в други държави (освен например с висшия мениджмънт). Всички данни, обработени без необходимост, могат да накърнят достойнството на отделните субекти, както и да доведат до жалби към съответните институции.
• Подгответе кратко съобщение (с реквизитите на политика за защита на личните данни) до своите служители, чрез което да ги информирате за: а) каква информация ще събирате от заразен служител и защо; б) на кого ще я разпространите; в) кой ще има достъп до нея, г) колко време ще се пази тази информация (успокойте служителите си, че тези данни няма да са част от трудовите им досиета и ще се съхраняват за кратък срок); д) към кого могат да се обърнат за достъп до данните си и упражняване на правата си и т.н.
• Определете сроковете за съхранение на отделните данни - част от тях ще са нужни по-дълго с оглед установяване на веригата от контактни и заразени лица (например имената на служители, които са карантинирани, но в последствие развият симптоми; дата на установяване на заразата; дата на оздравяване и др.). Други данни могат да са само спомагателни и следва да се изтрият веднага след като се постигнат целите за тяхното обработване (информация от видео камери, информация от софтуер за достъп на служители с цел бързо определяне на кръг от контактни лица и др.).

Права и отговорности на работниците

От друга страна работниците и служителите трябва също да познават своите основни права и отговорности от гледна точка на информацията за тяхното състояние, а именно:

• Уведомете максимално бързо представител на работодателя за установената зараза;
• Съдействайте на работодателя с всичко, което можете, с цел овладяване разпространението на вируса и определяне на контактните лица (когато РЗИ не може да поеме тази функция), тъй като от това зависи и нормалният ход на работата. Определянето на контактни лица може да се случи и като вашата анонимност се опази (ако не е възможно от всички, то от голяма част от организацията);
• Не сте длъжни да споделите здравния си статус с когото и да е било друг от своята организация, освен с работодателя. Не сте длъжни да дадете съгласие на работодателя си той да ви идентифицира като заразен пред персонала. Съответно, ако решите да споделите състоянието си със свои колеги, то работодателят не може да ви забрани това. Напротив, подобен акт обикновено се оценява положително в организацията;
• В случай че сте карантиниран поради контакт със заразен член на семейството ви тази информация следва да се комуникира с работодателя ви, но той няма право да я разпространява в организацията, в която работите;
• Имате право да се запознаете с (да възразите на) данните, които ще бъдат събирани и обработвани за вас;
• Предоставяйте своевременно болничните си листове, както и информация за платени от работодателя тестове и други изследвания.