Мениджмънт

Бъдещето на бизнес срещите

Как да вкараме служители, клиенти и инвеститори в една стая

Ексклузивно съдържание от The Economist

Shutterstock © Shutterstock

Вечерни новини

Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"

Фоайето може да оформи първото впечатление от един бизнес. Гостите в сградата, в която се намира централата на инвестиционната банка Jefferies в Ню Йорк, преди бяха посрещани от част от Берлинската стена, закупена от правителството на Източна Германия. В лондонския офис на адвокатската кантора Slaughter and May вода се стича по стената на атриума в плитък басейн от естествен камък. Сградата на софтуерния гигант Salesforce в Сан Франциско посреща посетителите с 32-метрова видеостена, показваща всичко - от успокояващи водопади до клипове от играта Pac-Man.

Когато COVID-19 затвори офисите по целия свят, тези решаващи първи впечатления бяха заместени от видеоразговори. С останалите у дома работници корпоративните срещи - с подчинени, колеги, клиенти и инвеститори - станаха почти изцяло виртуални. Всичко, което преди включваше хора, тълпящи се на едно място, от превюта на представянето до партита на акционерите, роудшоу и първични публични предлагания, се премести в киберпространството.

От март 2020 г. борсата Nasdaq в Ню Йорк е провела повече от 150 виртуални церемонии за удряне на камбаната. Фондовата борса в Хонконг е провела поне 140. Общото време, прекарано от хората в платформата за видеоконференции Teams на Microsoft, се утрои до 45 млн. часа на ден. Zoom се превърна от умерено успешен стартъп в глагол (и за някои хора в обидна дума).

Преосмисляне на подхода

Сега, когато много компании отново отварят офисите си и преструктурират работните си договори в нещо хибридно, те също преосмислят своя подход към срещите. Обичайте ги или (по-често) ги ненавиждайте, но конферентните срещи са неразделна част от съвременната търговия. Следователно мениджърите трябва да решат коя част от отдалечения начин на работа, ако изобщо има такава, искат да запазят. Проучване на Zoom сред повече от 7 хил. души в десет държави установи, че две трети биха предпочели комбинация от виртуални и лични срещи в бъдеще. Както при всяка работа, която е отчасти отдалечена и отчасти не, бъдещето на срещите изглежда несигурно.

Бизнесът се научи да сключва сделки и в напълно виртуална среда.

Напълно виртуалните срещи няма да изчезнат. Акциите на Zoom спаднаха рязко на 30 август, но само в отговор на съобщение, че ръстът на платформата се е забавил през последното тримесечие. Lumi, услуга, която помага за организирането на събрания на акционерите, казва, че 90% от тазгодишните събрания ще бъдат напълно виртуални в сравнение с 11% през 2019 г. OpenExchange, фирма, която предоставя виртуални и хибридни събития за компании и инвеститори, очаква да управлява 200 хил. такива през 2021 г. спрямо 4 хил. през 2019 г.

Разрастващият се делта вариант на ковид-19, който принуждава фирмите да отложат пълното си завръщане в конферентната зала, е една от причините. Но не единствената - виртуалните срещи позволяват присъствието на повече хора, отколкото ако участниците трябва да пътуват до отдалечени места. Онлайн събиранията също могат да бъдат по-гъвкави. По време на пандемията британските работници са планирали срещи по времето, в което обикновено биха пътували от и до работа, според проучване на Doodle, услуга за планиране.

Видеоконференциите също, изглежда, работят и за много други цели. Консултантската компания Deloitte е проучила 1000 ръководители в Америка, участващи в сделки с частен капитал и сливания и придобивания. Установено е, че 87% от анкетираните казват, че техните фирми са успели да сключат сделки в чисто виртуална среда. Повече от половината биха предпочели да запазят тази възможност и след пандемията.

Недостатъците на виртуалните срещи

Но виртуалните срещи имат и недостатъци. Повече конференции могат да бъдат побрани в един ден, което води до Zoom умора (друга фраза, която е навлязла в обикновения език). Също така е по-малко вероятно те да приключат навреме. Проучване на Microsoft показа, че средната среща в Microsoft Teams се е удължила от 35 на 45 минути в сравнение с година по-рано (вероятно защото липсват забавяния от физически действия, като например хората да напускат залата или следващата група да влезе за своето собствено заседание).

Хибридните срещи, при които някои хора присъстват лично, а други виртуално, представляват специално предизвикателство. Повечето организации не са инвестирали достатъчно в аудио-визуалната технология, която гарантира, че тези, които са дистанционно, се виждат, чуват и не се чувстват като граждани от втора класа. В повечето заседателни зали преди пандемията такива съображения бяха второстепенни. Лошото осветление и неправилно поставените микрофони са често срещани.

Такива технически детайли могат да бъдат фиксирани с по-добра технология и по-интелигентен дизайн на офис пространството. Компаниите експериментират с по-големи, по-качествени екрани, камери за проследяване на глас, които следват говорителя, и инструменти, които ограничават фоновия шум. Софтуерът, който преписва или записва срещи, става стандартен, облекчавайки натиска върху служителите да присъстват на всяка сесия. Гигантите от Силициевата долина като Microsoft и Facebook искат да стигнат още по-далеч, като разработят "метавселена" с разширена реалност, където потребителите навсякъде могат да си взаимодействат в реално време.

Срещу виртуализацията

Не всички обаче са убедени. Някои компании се противопоставят на виртуалната култура. Много шефове от Уолстрийт заеха твърда позиция срещу отдалечената работа, включително виртуалните срещи. JPMorgan Chase призова служителите си да се върнат в офисите по-рано от повечето компании. Сега призовава своите банкери да се върнат в самолетите, за да се срещат лично с клиентите. Шефът на JPMorgan Джейми Даймън е предоставил на разположение на управляващите директори флота от частни самолети на компанията. Това лято в банката започна неформален конкурс, като служителите получаваха точки за срещи с клиенти лице в лице. Съобщава се, че наградата е обяд с ръководството на JPMorgan. Даймън може да е открил нещо важно - седем от десет респонденти в проучването на Zoom смятат, че физическите срещи с клиентите са важни.

Страхувайки се да не изоставят добрите идеи, произтичащи от моментните срещи, много компании променят пространствата си, за да улеснят такива случайности, когато работниците благоволят да се появят в офиса. Проучване на консултантската компания в сферата на имотите Knight Frank сред 400 международни фирми установи, че повече от половината очакват делът на пространствата за сътрудничество в техните портфейли да се увеличи през следващите три години. Финландският производител на телекомуникационно оборудване Nokia казва, че от следващата година около 70% от офис площите му ще бъдат посветени на сътрудничество и работа в екип. Фирмата за съхранение в облака Dropbox продаде централата си в Сан Франциско. Новите ѝ обекти, известни вътрешно като студия, ще включват по-големи конферентни зали с разнообразни оформления.

И докато голяма част от хората казват в проучванията, че предпочитат хибридната работа, съществува несъгласие относно какво означава това конкретно за срещите. По отношение на големи събирания очевидното предпочитание, изглежда, е за виртуална обстановка, каквато 61% от респондентите на Zoom са предпочели, в сравнение с 39%, избрали физическата конферентна зала. Но предпочитанията се различават по пол, като около 44% от мъжете предпочитат да присъстват лично на големи групови срещи в сравнение само с 33% от жените (за които проучванията показват, че е по-малко вероятно да говорят на срещи и по-вероятно да бъдат прекъсвани от мъжете) . По отношение на по-малките екипни срещи отдалечените служители са разделени равномерно между желаещи да се присъединят лично и предпочитащи да го направят виртуално. А работните култури на някои страни изглеждат особено неблагоприятни към виртуализацията - 41% от френските работници настояват, че ще се срещат само лично.

В някои случаи изборът ще бъде достатъчно ясен. Срещи, на които се взимат важни решения или се представят нови клиенти, почти със сигурност ще се провеждат на живо. Когато става въпрос за срещи с по-малко последици, но все пак важни такива, уравнението ще бъде по-сложно. Едно е сигурно. Голяма част от срещите ще останат досада за мениджърите при планирането, а за много от техните подчинени - досада при присъствието.