Битката на Shopify с безсмислените корпоративни срещи

Целта на тези инициативи е по отношение на срещите отговорът по подразбиране от "да" да стане "не", казва Каз Неджатиан, оперативен директор на Shopify и създател на софтуера за изчисляване на разходите. Според него практиката вече насърчава служителите да отказват покани, както и добре да помислят дали дадена среща е необходима, преди да я насрочат. "Хората отхвърлят срещи с мен, а аз съм главен оперативен директор на компанията. И това е страхотно", казва Неджатиан.

Колко струват срещите

Компанията изчислява, че тази година може да съкрати 474 хил. съвещания и да спести общо 322 хил. часа, през които служителите могат да изпълняват други задачи. Никой в Shopify не би платил 500 долара за вечеря, обяснява Неджатиан, но много повече се харчи за срещи, които дори не водят до някакво решение. "Целта на това е да ви покаже, че времето е пари. Ако трябва да ги похарчите, помислете за това", допълва той.

В Shopify средното време на работник, прекарано в срещи, е намаляло с 14% през първите пет месеца на 2023 г. в сравнение с година по-рано. За сметка на това прогнозата за завършените проекти тази година се е увеличала с 18%.

Мениджъри и служители изтъкват, че всяка седмица прекарват часове в срещи, които могат да изчезнат, без това да има последствия за представянето на компанията. Загубеното време в безрезултатни обсъждания е сред петте водещи причинители на неефективност в една организация според проучване на американския доставчик на услуги за управление на проекти Wrike сред бизнес лидери и специалисти. За големите корпорации срещите могат да струват около 100 млн. долара на година, твърди изследване на Стивън Рогелбърг, професор в University of North Carolina at Charlotte.

Стандартен 30-минутен "мийтинг" с трима души струва на Shopify от 700 до 1600 долара, а ако сред участниците е например оперативният директор, "цената" надхвърля 2000 долара. Източник: Shopify Преглед на оригинала

Някои срещи са важни

Сам по себе си калкулаторът на Shopify вероятно няма да промени поведението, смята Рогелбърг, и определя практиката като "повърхностна намеса". Той препоръчва подобни инструменти да се съчетават с обучения за добри практики, обратна връзка от средните мениджъри и подкрепа от висшето ръководство.

Поставянето на етикет с цена върху срещите обаче рискува да обезсърчи младши служителите да повдигат важни въпроси нагоре по веригата, мислейки, че това може да не си струва, смята Стеф Литъл от консултантската компания Bright + Early. Разбира се, че има много ненужни срещи, но има и хора, които остават встрани от процеса на вземане на решенията, обяснява той. А особено когато хората работят дистанционно, има повече нужда от връзка и поддържане на комуникация.