Как се управлява бизнес без офис

Уроците на компаниите, които от създаването си работят без централа

Ексклузивно съдържание от The Economist

Reuters © Reuters

"Странно, нещата не са се променили особено", споделя Кайл Матюс, докато пръска ръцете си с дезинфектант. Поне на работа. Неговият стартъп Gatsby помага на уебсайтове да управляват съдържание в облачните услуги. Компанията няма офис, а петдесетте й служители са разпръснати по света - от родния калифорнийски град Бъркли на Матюс до Сибир.

Подобни "напълно разпръснати" фирми бяха във възход преди COVID-19. С въвеждането на домашна карантина по света конвенционалните бизнеси бяха принудени да въведат подобни разпоредби. Тези от тях, които са израснали по този начин, предлагат уроци.

Разпръснатите организации са толкова стари, колкото е интернетът. Преди 50 години първите му потребители осъзнали колко много работа може да се свърши с размяната на имейли и факсове. Тази размяна е допринесла за написването на софтуер с "отворен код", създаден съвместно от група непознати, които често са географски отдалечени един от друг.

Да работиш по подразбиране от разстояние

Днес повечето разпръснати стартъпи имат корени с отворен код. Gatsby е един такъв. Почти всички 1200 служители на Automattic, която е известна с платформата за създаване на сайтове Wordpress, работят от вкъщи. Услугата GitHub, която съхранява множество проекти с отворен код (и беше придобита от Microsoft през 2018 г.), може да е "най-разпръснатото" предприятие на света. Две трети от общо всички 2 хил. служители работят от разстояние. Повечето фирми, които разработват блокчейн, са разпръснати по рода си.

Много стартъпи в Силициевата долина и в други технологични центрове започват работа разделени, за да избегнат високите наеми и разходи. Голяма част от тях решават да продължат по този начин. Шефът на Buffer Джоел Гаскойн, чиято компания помага на клиентите си да управляват профили в социалните мрежи, също работи отдалечено - от Боулдър, Колорадо. Фирмата за онлайн плащания Stripe има главен офис в Сан Франциско, но новият й инженерен хъб е сбор от отдалечено работещи служители.

"Разпръснатите" стартъпи съществуват благодарение на развитието на дигитални инструменти - корпоративни услуги за съобщения като Slack (чат) и Zoom (видеоконферентна връзка), както и не толкова известни фирми като Miro (виртуални бели дъски за брейнсторминг) или Donut (която свързва служителите, за да се опознаят по-добре). Други като Process Street, Confluence и Trello помагат за поддържане на работния процес и следят какво се случва във виртуалните коридори - ключово, когато хората не споделят едно и също физическо пространство.

Компаниите, които предлагат организационни мрежи за разпръснати фирми, включват Rippling, който управлява заплатите и бонусите на служителите, като им предоставя достъп до корпоративни услуги и настройва техните устройства. Голяма част от това, което в момента се прави в електронни таблици, може да се превърне във виртуална услуга, прогнозира Рич Уонг от Accel Partners - компания за рискови инвестиции и ранен инвеститор в Slack.

Нови управленски практики

Освен от нови инструменти разпръснатите фирми се нуждаят от нови управленски практики. Едно от правилата е да не се смесват физически и виртуални екипи. Онлайн участниците в смесени срещи често се чувстват изключени. Шефът на GitHub Нат Фрийдман кара всички служители, включително и себе си, да се присъединят към срещите виртуално, дори и да са в офиса.

Да шпионираш служителите, за да ги следиш дали работят (чрез софтуер, разбира се), също е изключено. Тези, които работят отдалечено, не се отпускат, както някои мениджъри се опасяват. Довери се на екипа си, поставяй им ясни и където е възможно измерими цели, и остави хората да си вършат работата, съветва Матюс. За да насърчи приятелството, Buffer организира годишна среща лице в лице (която тази година ще се проведе онлайн заради COVID-19).

Доверието също изисква прозрачност и категоричност - още една причина, според която документацията е ключова, твърди съоснователят на Trello Майкъл Прайор (80% от служителите й също работят разпръснато). Той обяснява, че дискусиите, които водят до решение, трябва да бъдат записвани, така че всеки да разбере компромисите, които се обсъждат. В резултат на това тези фирми са по-благосклонни към служители, които умеят да се изразяват писмено, а не към добри оратори, както в традиционните компании. Доброто писане изисква ясна мисъл и дисциплина, споделя Фрийдман, който управлява разпръснати екипи от 20 години и надлежно съобщава, че подобни екипи са по-добри в подготовката на заседания на бордовете.

Пандемията може да принуди някои компании, които са изнесли голяма част от операциите си в облачното пространство, да пристъпят напред и да се освободят от някои офиси. "Не мисля, че ще се върнем обратно (към бизнеса както обикновено)", твърди шефът на Snowflake Франк Слоутман - компания, която се занимава с бази данни. Дори технологични компании като Twitter обмислят да станат по-виртуални.

Все пак някои бизнеси, които принудително започнаха да работят дистанционно, ще съжаляват за опита, прогнозира Гаскойн. Без период на обучение те ще се натъкнат на всички недостатъци и ще имат малко ползи. Брейнстормингът и други креативни дейности са възможни онлайн, но изискват практика - и дори тогава се усещат като несъвършена замяна на действителната стая. Наемането и развиването на нови служители е трудно. Според едно скорошно проучване на 3500 работещи от вкъщи всеки пети от тях е самотен. Това отчасти е причината, поради която GitHub и Trello работят частично в офиси.

По-голямата част от бизнесите винаги ще бъдат разположени някъде и ще се нуждаят от хора, които да работят рамо до рамо. Но с развитието на технологиите части от икономиката на знанието постепенно ще преместват своите функции онлайн, смята Векантеш Рао от консултантската компания Ribbonfram. Новите фирми ще издигнат нов виртуален етаж, който другите обитават. Масовото изселване в киберпространството заради коронавируса е малко вероятно да бъде последно.