Без електронно подписване няма дигитални процеси
Мирослав Долапчиев, управляващ съдружник в IBS
Съдържание от IBS
Вечерни новини
Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"
Визитка
Мирослав Долапчиев е управляващ съдружник в IBS и ръководител на софтуерното направление на компанията. С повече от 25 години опит в ИТ индустрията и множество успешни проекти в сферата на управление на документи, процеси и знание Мирослав Долапчиев винаги търси нови начини и подходи за оптимизация и опростяване на работата, включително и чрез най-новия продукт в портфолиото на IBS DIGISIGN.SPACE - универсална платформа за електронно подписване на документи.Г-н Долапчиев, с над 25 години опит в ИТ индустрията какви тенденции забелязвате в развитието на управлението на документи и процеси?
Наблюдаваме значителен напредък в областта, особено с въвеждането на цифрови решения като DIGISIGN.SPACE, което улеснява електронното подписване на документи. Все по-голяма част от комуникацията ни днес се осъществява по електронен път и с помощта на електронни устройства. Организациите осъзнават, че дигиталната трансформация не е еднократен проект, а постоянна дейност с цел по-ефективни процеси. Въпреки това подписването на документи на хартия все още е преобладаващата практика.
Защо според вас въпреки въвеждането на европейската нормативна уредба организациите все още са несигурни в прилагането на електронни подписи?
Въпросът е свързан със съществуващите предизвикателства при адаптацията към нови технологии и липсата на информираност. Дори след въвеждането на европейската нормативна уредба още през далечната 1999 година голяма част от организациите все още изпитват несигурност как да прилагат широко електронните подписи в ежедневната си дейност. От друга страна, без електронно подписване няма завършени дигитални процеси. Пропуска се възможността да се спести време и да се намали бюрокрацията както в бизнеса, така и в държавния сектор. Като последният в някои отношения е една стъпка напред с реализацията на хиляди електронни административни услуги.
Има ли разлика между възприемането на ръчно и електронно подписани документи?
Да, често сме склонни да приемаме ръчно подписаните документи без съмнение, докато електронно подписаните се подлагат на по-строга проверка. Когато получим ръчно подписан документ, рядко подлагаме на съмнение автентичността на ръчно положения подпис. Същевременно сме изключително внимателни, когато преглеждаме електронно подписан такъв. Дори, получен от дългогодишен партньор. Защо? При положение че електронният документ носи много повече информация за подписващия и е по-сигурен отколкото този на хартия. Нещо повече - според Регламент №910/2014 относно електронната идентификация правната сила и допустимостта на електронния подпис не може да бъде оспорена само на основанието, че е в електронна форма.
Какви са различните видове електронни подписи и тяхната приложимост?
От базовото електронно подписване до квалифицираните електронни подписи всяка форма има своето място и предлага различно ниво на сигурност. Например базовото електронно подписване означава съвсем просто данни за подписващия да бъдат асоциирани с дадено съдържание - било то e-mail, текст, документ или нещо друго. Подобни данни могат да бъдат имената ви в края на съобщение по електронната поща или картинка, изобразяваща вашия подпис.
За разлика от него усъвършенстваният електронен подпис, или УЕП, предлага значително по-голяма сигурност и валидира идентичността на подписващия и целостта на документа. Има множество начини да се ползва УЕП, включително при подписване с пръст, мишка, специализирана писалка или чрез цифров сертификат, или с т. нар. втори фактор - двустепенна идентификация.
Как може електронното подписване да улесни бизнеса и държавния сектор?
Електронното подписване може значително да оптимизира и ускори процесите, намалявайки бюрокрацията и времето за обработка на документи. Най-високо ниво на сигурност на подписването се постига с квалифицираните електронни подписи, или КЕП, които се издават от квалифициран (официално регистриран) доставчик на удостоверителни услуги (ДУУ). Някои от тях вече осигуряват възможност за полагане на подпис и чрез мобилни приложения (т.нар. ОКЕП), които предоставят удобството да подпишеш документ направо от телефона си.
Както и да сравняваме, подписването на хартия е значително по-скъпо, неефективно и много по-бавно. Въпреки това компаниите масово се затрудняват да направят тази стъпка в дигиталната трансформация и продължават да разходват най-ценния ресурс - времето, на своите служители, клиенти и партньори. А има начини това да става лесно и да се управлява ефективно.
Как DigiSign управлява процеса на електронно подписване и какви са предимствата за компаниите?
С помощта на DigiSign компаниите могат лесно да управляват електронното подписване, като това подобрява ефективността и удобството за всички участници. Един документ може да бъде подписан електронно от две или повече страни за по-малко от минута. Нещо повече - същият документ може да бъде подписан, от една страна, с популярните подписи "на флашка", от друга - чрез приложение на мобилния телефон, от трета - на таблет, и от четвърта - с SMS код. По този начин могат да се комбинират всички възможни електронни начини за подписване в сигурна и управляема среда.
С помощта на DigiSign можем да трансформираме бързо и ефективно документалната фаза на всеки процес, независимо дали е вътрешен или външен, осигурявайки по-добро обслужване на клиенти, служители и партньори.
В заключение - как виждате бъдещето на електронното подписване и дигиталната трансформация?
Бъдещето е ясно насочено към по-широкото приемане на електронно подписване като ключов елемент от дигиталната трансформация. Проучване на MIT (Massachusetts Institute of Technology) потвърждава ясно пряката връзка между нивото на дигитализация на дадена организация и представянето ѝ според всички значими измерители - приходи, печалба и пазарен дял, като отчита средно 24% по-добро представяне на водещите компании. Продължавайки да работят по стар и неадекватен начин, компаниите пропускат възможността да реализират конкурентно предимство и рискуват да станат нерелевантни на пазара. Докато DigiSign позволява директен и лесен преход от подписването на хартия към изцяло електронно подписване на документи - по всички възможни канали и по всяко време, и ви позволява да реализирате ефективна стратегия за дигитална трансформация.
