Как се гради екип виртуално

Коронавирусът постави непознати досега за HR мениджърите предизвикателства. Успяха ли да ги посрещнат?

Светлана Митрова

Вечерни новини

Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"

HR директорите са агентите на промяната в изграждането на дистанционна култура на фирмите.

Фокус за компаниите са програмите за психично здраве и балансът работа - личен живот.

Не отне много време нито на мениджмънта, нито на екипите в компаниите да си дадат сметка, че промените, които пандемията предизвика в начина, по който работим, ще оставят трайни следи. Гъвкавото работно време ще стане норма за успешните работодатели, смятат HR специалистите. "Кариери" (виж карето) попита HR директори от различни сектори как са организирали работните процеси и комуникацията от дистанция, кои инициативи в момента са с приоритет за тях и какви още реформи ще изисква адаптацията към новия работен ритъм.

"Дистанционната работа се възприема все повече като даденост, отколкото като придобивка както от компаниите, така и от служителите", казва в интервю за "Кариери" Милена Илиева, директор "Човешки ресурси" в аутсорсинг компанията A Data Pro. Думите й се потвърждават и от проучването (вижте повече от него тук или тук) за тенденциите в работните процеси на компаниите девет месеца след началото на кризата у нас. 83% от компаниите смятат да затвърдят практиката за работа от дистанция, независимо дали са я имали отпреди кризата или са я въвели вследствие на нея. 21.5% от анкетираните фирми са предоставяли възможността за отдалечена работа преди пандемията, а на близо две трети от тях (65%) им се е наложило да осигурят такава възможност заради нея.

Милена Илиева казва, че дистанционната работа е предизвикателство за нагласите на хора и бизнеси в три основни аспекта - личен, организационен и социален.

Онлайн комуникацията ограничава възможностите за самооценка на служителите, обърква преценката им за това дали напредват кариерно и дали развиват уменията си, а също изкривява представата им за личния им принос за организацията. (виж графика 1)
Размива се границата между личния и професионалния живот. Но дистанционната работа разширява достъпа на компанията до таланти, дава възможност да се работи с различни експерти и професионалисти глобално, което ще трансформира ролите в организациите и ще доведе до нови организационни структури и процеси на работа.
Дистанционната организационна култура ще изиска реформи в образованието, които да подготвят следващите поколения с необходимите бизнес знания и умения. Тя ще очаква от обществото да се адаптира навреме към новата работна среда, а от правителството - да адаптира трудовоправната и социалната законодателни рамки, така че те да отговарят на новите реалности.

"Агентите на промяната" в условията на драстично променен работен процес са именно специалистите по "Човешки ресурси". За Милена Илиева, за да продължи да бъде успешна, дистанционната култура се нуждае от реално и интензивно сътрудничество между мениджмънта и HR-ите в компаниите. Тя посочва, че е много важно колегите й да бъдат активни в комуникацията си с мениджмънта и да помагат в процеса на адаптиране на нови инструменти и подходи за управлението на представянето, мотивацията и ангажираността на служителите. Проучването на "Кариери" показва тъкмо, че най-висок процент (44) от участниците смятат, че това, в което компаниите трябва да се подобряват, е развитието на дистанционна организационна култура и утвърждаването на ценности в нея.

Вижте цялото интервю тук.

Как се поддържа духът на екипа

Според Виктор Трифонов, HR мениджър в международната инженерна компания "Мелексис", дейностите, свързани с баланса между работа и личен живот и с физическото и психическото здраве на служителите, ще бъдат основен фокус за компаниите занапред (виж графика 2). За това за тях от най-голямо значение в настоящата ситуация е да поддържат високо ниво на информираност и постоянен контакт между екипите, както и да наблягат на инициативи, които повишават екипността и сплотения дух между служителите. Той дава пример с видеа, които разпространяват във вътрешната мрежа, в които хора от компанията споделят своя опит с работата от вкъщи. Организират онлайн екипни игри, виртуални курсове по йога и тае бо и срещи от типа "виртуална кафе пауза" и виртуален тиймбилдинг.

Виктор Трифонов обяснява още, че изграждането на дистанционна организационна култура в "Мелексис" е започнало преди пандемията, когато на глобално ниво е създадена програмата им за благосъстояние. А COVID кризата е ускорила нейното прилагане. В нея са включени различни локални и глобални инициативи, които насърчават служителите им да общуват, да бъдат активни, да дават, да забелязват това, което им носи радост, и да продължават да учат.

Вижте цялото интервю тук.

Как изглежда първият работен ден онлайн

В най-динамичните сектори, където непрекъснато се търсят и наемат нови хора, и процесът по подбор трябваше да бъде изцяло дигитализиран. Борислава Дякова, която е директор "Човешки ресурси" в IT аутсорсинг компанията "Модис България", разказва, че се е наложила цялостна "реорганизация на процесите по администриране на трудовите правоотношения". Още през пролетта целият мениджърски състав минава през няколко обучения как да интервюира хора онлайн, използвайки всички налични платформи и ресурси. Подписването на трудовия договор на новонаетите служители се случва по имейл, необходимата техника се изпраща по куриер, а в първия работен ден в компанията служителите получават по имейл инструкции за здравословни и безопасни условия на работа, за работа от разстояние, за работа с компютър, вътрешни правила и процедури и т.н. След което служителите се включват в онлайн презентация за добре дошли, където получават и допълнителна информация за компанията. В следващите дни се преминава и обучение, отново онлайн, с разяснения относно спецификите на работния процес и техническите параметри.

"Ежедневните разговори и 1:1 срещи помагат да сме информирани как се чувстват хората в условията на пандемия, социална изолация и дистанция при по-продължителна работа от вкъщи и как можем да им помогнем", казва Борислава Дякова. Сред мерките, за да управляват трудностите, свързани с работата в онлайн среда, тя посочва: ясната и прозрачна комуникация между преки ръководители и служители, обучения за управляване на конфликтите и психологически консултации.

Вижте цялото интервю тук.

Когато домашният офис не е възможен на 100%

Здравословните и безопасни условия на труд са от особена важност за секторите, в които няма възможност всички служители да преминат в дистанционен работен режим. Пример за това са компаниите, които работят в промишлеността. Красимир Кирков e мениджър "Човешки ресурси" в "Либхер-Хаусгерете Марица", един от най-големите производители на строителна техника и кранове в света. В България компанията има два производствени центъра: за производство на хладилници и фризери и за производство на отоплителни, вентилационни и климатични системи.

Прилагането на стриктни мерки срещу разпространението на вируса е основно изискване за поддържане на мотивацията на сътрудниците във фабриката им, споделя Красимир Кирков. "Лозунгът ни е: Не на паниката, да на превенцията!" Стремим се да създадем чувство на сигурност, доколкото е възможно. Използваме всички канали за комуникация, за да ги информираме и напомняме относно защитните мерки и тяхното спазване", допълва той. Въпреки че компанията е производствена, възможността за дистанционна работа съществува, но при определени случаи, като по този въпрос той отбелязва, че е важно да има справедливост при планирането, за да може всеки да се възползва от опцията за работа извън фабриката. "Широкото прилагане на дистанционната работа със сигурност ще остане. В зависимост от спецификите на работа в съответните отдели ще се решава за модела на редуване между дистанционната и присъствената работа", обяснява Кирков.

Вижте цялото интервю тук.

Оттук може да видите още интервюта с HR специалисти и мениджъри по отношение на Covid-19 кризата.

"Капитал Кариери" е медиa с над 20-годишна история и изградена репутация в областта на кариерата и развитието на човешките ресурси. Karieri.bg предоставя на читателите си новини, специализирани текстове за мениджмънт, кариерно развитие и HR, а в момента завършва своята трансформация до пълноценна платформа за развитие на работодателски бранд и намиране на квалифицирани служители.