Как еволюира офисът

• Отличният интернет, добрата техническа грамотност на хората и бързото запасяване с лаптопи и смартфони направи прехода към изцяло отдалечена работа бърз и по-скоро безпроблемен.
• Фирмите на над 70% от отговорилите в проучването продължават да работят частично или изцяло от вкъщи, а 83% от компаниите планират да запазят напълно или частично практиката за работа от вкъщи и след пандемията.
• 60% от хората казват, че се чувстват по-ефективни, работейки от вкъщи, в сравнение с офиса (вижте графиките).
• Мениджърите, с които разговаряхме, докладват за скок в продуктивността на служителите си и добри корпоративни резултати вследствие на промяната

Елена Маринова, президент на софтуерната компания "Мусала Софт", например разказва, че 95% от служителите им са преминали към работа от вкъщи още през март, като в следващите месеци някои от тях са се върнали в офиса при строги мерки. "Нямаме загубен нито един работен ден, нито продуктивност. Най-добрият краен измерител за продуктивността са корпоративните резултати. Имаме нови клиенти, разширени екипи по текущи проекти и отваряне на нови технологични направления с настоящи партньори", обяснява тя. Приходите на компанията са скочили с 45% през първото полугодие, а прогнозата за цялата година е 20% ръст. Само преди шест месеца пред "Капитал" Маринова прогнозираше по-скоро стагнация на приходите заради кризата.

Накратко, работата от вкъщи е тук, за да остане. Но и офисите няма да изчезнат. Те имат важна социална функция, която отчитат както мениджърите, така и служителите. Затова девет месеца след началото на пандемията компаниите са отново в режим на пренастройване. В новото нормално отново ще има разделение на хора по домове и офиси, но и дни, в които всички да са заедно в офиса.

За да се адаптират към новия, хибриден начин на работа, фирмите променят не само офисните си пространства, но и вътрешните си процеси и лидерските си модели. Как да поддържат ангажираността на хората към компанията от разстояние, как да управляват дистрибутирани екипи ефективно, как да поддържат духа и креативността им и как да се грижат за хората, отчитайки, че всички тези промени ги засягат по различен начин и ако някои разцъфтяват, други се борят - тези ключови въпроси стоят пред всички бизнеси, участвали в тази мащабна трансформация.

Преглед на оригинала

Заключените екстроверти

"Продуктивността ми, когато работя от вкъщи, е изстреляна в небето", категоричен е Васил Далкалъчев, който работи като продуктов мениджър в компанията за киберсигурност Venafi. Той е почитател на гъвкавото работно време, в което не се налага да обяснява кога и откъде работи, и ако има възможност да избира, със сигурност би работил поне два-три дни от вкъщи. Признава обаче, че липсата на движение и общуване с други хора вече започва да му тежи. "Задръстванията и некадърните шофьори започват да ти се струват като симпатично разнообразие, когато ги няма. Движението като цяло намалява, закуската и обядът се сливат, почивките стават нещо относително", описва Далкалъчев.

Други биха предпочели дивана само ако им се налага. "Комуникацията лице в лице с хората от моя екип заема централно място в работата ми", казва Ивайло Пировски, който работи в HR компанията Easy Consult. "Аз съм екстроверт и работата от вкъщи започва да ми действа негативно, ако се случи да прекарам повече от три последователни дни у дома. Има моменти, в които просто усещам, че около мен става прекалено тихо, и това ме натоварва", добавя той.

Основните проблеми, които се повтарят при всички хора, с които разговаряхме, са липсата на реални социални контакти и разнообразие във всекидневието (вижте мнения на различни професионалисти тук). В проучването на "Капитал Кариери" 78.9% от анкетираните казват, че най-голямото предизвикателство при отдалечената работа е липсата на граница между личния и професионалния живот, а 44% посочват като проблем нарушената им комуникация с колегите.

За да си вършат добре работата, хората имат нужда от повече техническо обезпечение. Имат нужда от подкрепа, взаимодействие и дори приятелства с колегите, все неща, които доста по-трудно се получават онлайн. Психолозите казват, че извън семейството колегите стават една от най-сигурните мрежи за социално взаимодействие. Когато загубиш това, психологическият натиск от изолацията, стресът от неизвестността и от балансирането между работа и грижа за близки, деца и т.н. в един апартамент се стоварват още по-тежко.

"Аз работя чудесно под стрес. Но пандемията ме научи да не приемам това за нормално, да съм открита, когато имам нужда от помощ, и безкомпромисна по отношение на личното си здраве", казва Петя Райковска, която работи като Global Allocations Lead в дистрибутираната на три континента уеб агенция Human Made. Преди пандемията тя пътува по няколко пъти месечно до различни точки на света по работа. Преди срещите очи в очи винаги са били част от стратегията на компанията за успешна работа заедно. Сега тя е в екипа, който търси заместители на смисления човешки контакт на живо. "Изолацията и ситуациите в някои държави са изключително сериозни. Най-важното нещо за нас беше всеки да знае, че може да е откровен както за физическото, така и за психическото си състояние. Мисля, че заявяването на това от самото начало успокои всички значително и ни накара да сме по-внимателни и по-разбиращи колегите си", споделя тя.

Когато неформалното общуване и кафе паузите в офиса ги няма, в дългосрочен план страдат и обменът на идеи, креативността, екипната работа. И продуктивността също спада. В своите изследвания върху ефектите от дистанционната работа професорът по икономика в Станфорд Никълъс Блуум открива, че има разлика между краткосрочната продуктивност, която отчитат компаниите при работа от вкъщи, и дългосрочната такава. "Това, което изпълнителните директори споделят в момента, е, че ако хората не са в офиса поне 2-3 дни в седмицата, виждат голям спад в продуктивността и креативността. Два или три дни лице в лице определено помагат", коментира той по време на своя онлайн лекция по темата.

Деян Михайлов, който работи и като директор в собствената си IT аутсорсинг компания "Велосити Венчърс", и като научен сътрудник в Max Planck Institute for Gravitational Physics, казва, че при него работата от вкъщи е довела до по-трудно справяне с проблемите на работното място заради липсата на комуникация и обсъждане на нови идеи с колегите. "Ако човек работи сам по проект, разбирам как продуктивността може да не намалее в тази обстановка. Когато обаче са повече хора в екип, тя неминуемо пада, защото не работиш близо до колегите си", казва Михайлов.

Вкъщи от сутрин до вечер (и после пак)

Мениджърите забелязват, че дългото време на масова отдалечена работа се отразява и върху това колко служителите им се чувстват ангажирани с компанията и нейните цели. И казват, че от това най-много страдат новите служители и младите хора, които имат нужда от менторство и подкрепа, за да се впишат в средата.

"Не бих казал, че има драматична промяна в продуктивността. Нещата се случват съвсем точно, казва Иван Михайлов, управител на "Вистеон електроникс България". Но рискът е хората да се дистанцират от самата компания. В обичайната работна обстановка хората са заедно, има почивки, социален елемент."

"Вистеон" е една от IT компаниите в България, която остави частично отворени офисите си, до някаква степен и по принуда - компанията произвежда автомобилна електроника, специфична дейност, която не може да бъде вършена изцяло отдалечено. Компанията не планира и да намали капацитета на офиса си. Михайлов казва, че най-голямото предизвикателство като управител в момента са новите служители, за които сега липсват вътрешните обучения и по-важното - чувството за принадлежност.

"Това, че новите служители не се чувстват като част от компанията, е проблем. Самите служители го разбират. Не смятам, че някой работодател би искал да се наложи този модел - това не са фрилансъри, които наемаме, а наши служители. При постоянно отдалечената работа те няма как да познават наистина колегите си", казва още Михайлов.

Отделно с лаптоп в скута и при липса на събития за нетуъркинг и срещи на живо с хора и неформално общуване за младите хора става все по-трудно да растат в кариерата си, да градят контакти и име в бранша. Георги Иванов, изпълнителен директор на платформата за търсене на IT служители и работа Noble Hire, говори за това, че сред програмистите има една несъразмерно засегната прослойка - тези с малък опит. "При тях често има нужда от менторство, каквото онлайн трудно се дава. Така че ако една компания търси стажанти или младши програмисти, е най-вероятно просто да се откаже."

Голямото пренастройване

Повечето компании вече имат или са в процес на търсене на решение за тези проблеми, докато изчакват кризата с епидемията да отмине. HR експертите в момента поставят приоритет върху програмите си за психическо здраве, с които борят травмите от изолацията, както и върху инициативите, с които се опитват да стимулират общуването между колегите онлайн и да сплотяват екипите (виж повече тук).

Според проучването на "Капитал Кариери" 44% от служителите смятат, че компанията им трябва да подобри организационната си култура и ценности, а 42% - че трябва да подобри и опциите за дистанционна работа и гъвкавост.

Въобще фазата на завръщането ще даде възможност на мениджърите да преосмислят как да подредят организациите и процесите си, така че да отразяват по-добре индивидуалните разлики между служителите - не само по отношение на умения и способности, но и нагласите, личностните им характеристики и ситуацията в дома им.

Денис Бродски, Chief People's Officer в TBI Bank, обръща внимание и върху нуждата изобщо да се смени лидерският подход - от базиран на контрол и команди към базиран на доверие. В своята презентация на HR&Leadership форума, който "Капитал" организира в края на ноември, той подчерта, че отдалечената работа е ускорила трансформацията и на мениджърските практики. "Хората очакват от техните лидери, от оперативните си мениджъри повече доверие и овластяване. Да имат контрол върху времето си, да решават как и кога да работят. Трябва да помогнем на мениджърите си да забравят старите си инстинкти и да се адаптират към тази нова реалност."

Самите офис пространства също подлежат на промяна наред с всичко останало. Те не стават излишни, както изглеждаше през пролетта, а повечето компании, с които разговаряхме, не планират да намаляват инвестициите си в тях. Но ролята на офиса ще е различна - ще е повече място за срещи и нетуъркинг, отколкото за работа (повече за това как ще се променят офисните пространства вижте тук).

Когато кризисната ситуация отмине, балансът ще бъде най-търсеното решение между двете крайности - постоянната работа дистанционно (за да се спестят разходи) или постоянна работа от офиса (с цел повече контрол над служителите).

Пандемията показа, че гъвкавостта на личния избор и здравословен хибриден модел, който да позволява на хората да бъдат възможно най-продуктивни, без да страда екипната работа, е пътят напред.

По темата работи и Зорница Стоилова