Ало, IT поддръжката ли е? Имам проблем

Малко по малко бизнесите мигрират към използването на външни услуги. Трендът важи с пълна сила и за технологичните и комуникационните такива. "В момента търсенето на експертно мнение е тенденция в IT сектора", казват от "Нетера". А това е така, защото все повече компании се изправят пред дилемата дали да направят голяма инвестиция в собствено оборудване и да назначат вътрешен екип, който да се грижи за системата, или да поемат риска да поверят всичките си данни на външна поддръжка. Еднозначен отговор няма, а аргументи и в двете посоки не липсват.

Какво е изнесена системна администрация

Разликата с традиционните админи, които се намират някъде по етажите на офис сградата, е, че при тази услуга въпросните са физически отдалечени. Другият отличителен белег е липсата на сървъри. Това е така, защото те са заместени или с виртуални (облачни), или с отдалечени физически, които компанията наема в центъра за изнесени услуги на партньора си, който предоставя услугата. В първия случай става въпрос за облачни услуги от типа IaaS (Infrastructure-as-a-Service). Тук може да наемете един или няколко Cloud сървъра и да инсталирате на тях различни операционни системи и приложения. Наетите сървъри са просто сървъри в центъра за данни на обслужващата ви компания, които могат да притежават различни характеристики според нуждите на бизнеса. И в двата случая за поддръжката на тази инфраструктура се грижи външен екип, специализиран в това.

Един за всичко, после нищо

"В днешно време фирмите често се превръщат в заложници на IT спецовете си", каза в дискусия за качeството на системната администрация Надежда Измирлиева от "Алтернатив медия груп". Причината е, че много често за конкретна задача отговаря един човек, а с напускането му се отваря бездна неясноти.

Така например преди години "Алтернатив медия" се оказват в ситуация да нямат представа какво има на сървърите им и какво може да бъде намерено и къде, а никой не се наема да направи одит. Причината е, че системният администратор е напуснал и никога не е водил документация, понеже "си знае какво прави". Липсата на протоколи и документи за състоянието на системата и наличната по сървърите информация е често срещан проблем, казват консултанти. Може да доведе както до загуба на данни и информация, така и до сривове поради претоварване на техниката.

И ако "хакерите" ви постоянно ви информират, че същата тази техника е твърде остаряла, поради което не са в състояние да ви помогнат с някой проблем, контравъпросът дали имат изрядна техническа документация може да ви изясни ситуацията, съветват специалисти. "Друг проблем, с който сме се сблъсквали, е от IT екипа да забравят да платят лиценза за някой софтуер", заяви Измирлиева.

След известно лутане между собствен екип системни администратори и външни услуги от компанията се спират на изнесените админи. "В момента при сериозни проблеми изпращаме билет (ticket, кратък сигнал за нарушение в системата - бел. авт.) и в рамките на до 30 минути той е решен", коментира тя.

"Използването на изнесени услуги дава възможност на служителите в компанията да се съсредоточат върху работата си, а на компаниите - върху реалния си бизнес", обобщава Светлин Наков, основател на "Софтуни".

Фокус върху собствения бизнес

Мнението на Наков споделят и Калин Коевски от BG Mama и Мирослав Иванов от модния е-магазин "Кокетна". Общото между бизнесите им е силната зависимост от представяне в интернет пространството. С други думи, без надеждни системи нито форумите на BG Mama могат да съществуват, защото дори най-кратковременният отказ на системата би довел до отлив на рекламодатели, нито пък "Кокетна" би продавала, ако страницата ѝ не работи.

"Сайтът ни се посещава от над 1 млн. души месечно, които генерират огромен трафик. Ако трябва само с наш ресурс да посрещнем този обем, най-малкото би означавало, че ще ни пречи на основната работа", обяснява Коевски защо компания, чийто бизнес е интернет, има нужда от IT екип отвън. "Ние не искаме да се развиваме като системни администратори, а да осигуряваме комуникационен канал на потребителите си", допълва той. Именно липсата на експертиза по отношение на системната администрация вътре в компанията е сигнал за бизнеса да се обърне към външен доставчик на такава. И то преди да са хвърлени напразни усилия в създаване на собствено IT звено, за което в един момент да се окаже, че компанията няма нито ресурс като знание, за да го доразвие, нито време, защото основният й бизнес е различен.

Вътрешен (или външен) човек

Въпросът дали да изберем собствено IT звено или компания, специализирана в услугите, зависи от много фактори. Възможността и желанието за инвестиция е един от тях. Друг е чисто времевата наличност на необходимите специалисти. Доверието и убедеността, че външна фирма може да вникне в динамиките и да разбере нуждите на специфичния ви бизнес, са още два.

Собственият отдел за поддръжка на информационните системи изисква поне две неща - собствени сървъри и хардуер, които в зависимост от размера на компанията означават различни по обем инвестиции. Но капиталовложението обикновено е голямо перо за която и да било компания, казват консултанти. Освен в оборудване следва да се инвестира и в достатъчно подготвен екип. Последното с оглед на прегрелия пазар на труда става все по-трудна задача, а оттам и увеличава очакванията за заплащане от страна на IT кадрите.

По отношение на собствената техника консултантите са на мнение, че адекватността на вложенията зависи от динамиката на самия бизнес. "Инвестицията в собствена технологична инфраструктура не е необходима за компании, които се развиват твърде динамично и имат нужда от чести промени", съветват от "Нетера". Понякога инвестициите могат да се окажат твърде големи и да не се изплатят.

При избор на една от двете възможности много от компаниите се притесняват и от цените на услугите. Обикновено фирмите, предоставящи изнесена администрация, предпочитат да не обявяват публично цените си - те са предмет на договорка. Случаят с "Нетера" не е много по различен, но от компанията издават, че най-малкият им пакет започва от 110 лв. на месец.

Не на последно място под внимание трябва да се вземе и в какъв времеви диапазон са ви необходими услугите на админа. Ако динамиката на бизнеса ви не е свързана с поддържане на постоянно актуална информация или достъп на крайни клиенти до интернет страницата ви, вътрешният системен администратор със стандартно работно време може би е напълно достатъчен. В другия случай денонощната поддръжка, каквато предлагат външните компании, е по-адекватното решение.

Цената, която макар и на първо четене е основен аргумент при вземането на решение, не е единствената променлива. Внимание трябва да бъде отделено и на още два въпроса - защитени ли са жизненоважните за бизнеса ми данни, ако се намират на чужд сървър някъде далеч от мен, и дали обслужващите го са в състояние да разберат бизнеса ми. Например биха ли разбрали колко е важно за електронен магазин с пазар в Австралия да има денонощна поддръжка и че дори и кратко отпадане на сървъра може да коства големи загуби. "Отначало бях много скептичен дали външна фирма може да влезе в нашата бизнес динамика. Например да разбере колко е критично системата да работи безотказно при акции като Black Friday, когато трафикът към страниците ни се увеличава многократно", коментира Мирослав Иванов от "Кокетна". От компанията се оказват приятно изненадани, че успяват да се сработят с изнесените си админи. Последното не е автоматична даденост, но има известна сигурност, когато компанията, чиито услуги се купуват, е специализирана само в това.

Останалото, както обичат да казват от всички технологични компании, когато представят нещо иновативно за пръв път, е въпрос на доверие. А консултацията с експерт е най-добрият начин да се прецени кое е подходящото за даден бизнес решение.