Как Икономиката на изживяването създава новия тип компании – интелигентните предприятия

За SAP не само в България, а и в световен мащаб създаването на "интелигентни предприятия" е свързано с повишеното потребление на софтуер като услуга в облака от малките и средни предприятия (МСП). Те са най-агресивните при налагането на нови стандарти за потреблението на технологии. В момента и в глобален, и в регионален план, тенденцията е за в пъти по-висок ръст на използването на облачни услуги при МСП в сравнение с големите корпоративни клиенти.

Водещата на SAP NOW 2019 Десислава Стоянова, Елисавета Тунчева, главен ИТ директор на SumUP, Румяна Тренчева, старши вицепрезидент "Глобална партньорска мрежа и Общ бизнес" на SAP за Централна и Източна Европа и Тодор Попов, финансов директор на SumUP

Един от примерите на SAP NOW 2019 за това как един немащабен бизнес е използвал SAP решенията, за да стане конкурентен на най-големите в брашна, бе SumUp. Тази финтех компания, чийто фокус са мобилните плащания, е създадена през 2012 г. Първоначално централата й е в Берлин, Германия, после е преместена Лондон, Великобритания, но голяма част от развойната й дейност се осъществява в София.

За по-малко от шест години SumUp успява да разшири платежната си система в общо 31 държави на 3 континента - Европа и двете Америки. Клиентската й база расте с около 4000 малки търговци на ден и вече има над 1,5 милиона клиенти в световен мащаб. За да ги обслужи, SumUp използвала множество системи за регионално планиране на ресурсите на предприятията (ERP), което обаче не било достатъчно.

За да може да се справи с това предизвикателство, през февруари 2018 г. компанията започва да изгражда системата си наново чрез имплементацията на SAP S/4HANA. От януари тази година системата работи в Германия, България и Ирландия, а от 1 май това е факт и в Бразилия - страната с една от най-сложните данъчни системи в света.

Какво се подобрява след изграждането на новата цялостна система чрез SAP решения?

SumUp отчитат: по-висока степен на интеграция, като вече в системата чрез интерфейси са включени и не-SAP решения; подобрени логистични процеси с пълна видимост от край до край; обработка на по-голям обем платежни транзакции и поръчки за доставка през SAP HANA; по-бързо и по-точно съвместяване на транзакциите с разплащанията и счетоводните записи; автоматично издаване и пращане на фактури за клиентите на търговските обекти; опростено спазване на данъчните изисквания в Бразилия, което намалява риска от финансови наказания за дребните търговци; премахване на отнемащи време ръчни дейности и интуитивен интерфейс за отчитане с помощта на SAP Fiori.

Според Елисавета Тунчева, главен ИТ директор на SumUP: "Сега имаме повече време за по-добър анализ на данните и по-голям контрол, отколкото преди. Докато продължаваме да интегрираме нови процеси в платформата, спестяването на време и разходи ще продължи да нараства."

Днес SumUp се конкурира с най-големите на пазара, като годишно реализира двуцифрен ръст на бизнеса си.

По думите на Румяна Тренчева, старши вицепрезидент "Глобална партньорска мрежа и общ бизнес" на SAP в Централна и Източна Европа: "В по-голямата си част компаниите, регистриращи двуцифрен или трицифрен ръст, какъвто е случаят със SumUP, са експортно ориентирани - те се конкурират на много добре развити пазари, където да си ефективен не е достатъчно. Успехът в случая зависи до голяма степен от нивото на иновации и разработването на нови бизнес модели, без значение колко е голяма икономиката, от която компаниите стартират. Основополагащ фактор за успешното им развитие всъщност не е достъпът до технологии, а готовността им да се променят и преоткриват постоянно."

Друг пример за това как се създава интелигентно предприятие чрез технологиите на SAP е проектът за имплементация на Success Factors в Софарма трейдинг, осъществен от партньора на "SAP България" - Digital Lights, които стават носител на отличието Gold Winner на престижната награда SAP Quality Awards за Централна и Източна Европа 2019. Наградата е признание за клиенти, които са се отличили във внедряването на SAP софтуерни решения, като са използвали принципите за качество на SAP за: по-ефективно планиране, внедряване и управление на SAP проект; постигане на бърза и финансово оптимизирана реализация, чрез която да посрещнат днешното търсене за добавена стойност в по-кратък срок от време; опростяване на бизнес процесите, чрез което да осигурят значителни бизнес ползи за организацията.

Ето какво сподели по темата и Петя Узунова, HR бизнес партньор "Търговия на едро" в "Софарма Трейдинг" и ръководител на проекта SAP Success Factors за цялата компания, който стартира на 14 май 2018 г. и се очаква да приключи в края на 2019 г.

Петя Узунова, HR бизнес партньор Търговия на едро в Софарма Трейдинг

Г-жо Узунова в какво се състои проектът?

Проектът е съставен от различни SAP модули, които имплементираме един по един. Имаме да довършим още три модула, с което ще приключим процеса по внедряване. Самият проект е доста сложен, защото трябваше да бъде съобразен с българското законодателството, със системата ни на заплащане и с много други аспекти.

Защо повярвахте на SAP?

Защото те предлагат най-добрите практики, обобщаващи опита на много компании, с които те вече са работили. Тези практики дават предложения за процеси, структуриране на информация, за създаване на профили на служителите, за различните трансакции, които могат да се извършват.

Ние ги разгледахме заедно с консултантите на SAP, които ни предадоха своя опит и това ни помогна да не започваме от нулата, а да вземем вече доказани, готови решения.

Какви бяха целите на проекта?

Когато започнахме процеса по имплементация, имахме два вида процеси. Първите на практика не съществуваха в компанията, защото не сме имали система, която да ги обезпечи. Те или са били на хартия или са се случвали по друг начин. Сега ги дигитализирахме и изчистихме тези от тях, които имаха излишни стъпки, така че да станат бързи и лесни.

Вторият тип процеси работеха добре и трябваше единствено да ги интегрираме в системата на SAP. По този начин сравнявахме best practices и гледахме какво можем да предложим за надграждане на нашия бизнес.

Каква беше основната мотивация да започнете този проект?

Компанията ни вече оперира в две държави. Освен в България, стъпихме и в Сърбия, т.е. вече имаме по-голям брой служители. Трябваше ни комплексна и скалируема система, която да може да се адаптира в крак с нашето разрастване, което е постоянен процес.

Какво се подобри след имплементацията?

Имаме по-голяма прозрачност в компанията. В момента всеки служител има достъп до актуалната организационна структура, в която има снимки, позиции и контакти на фирмената йерархия и структура. По този начин той или тя знае къде се намира в рамките на организацията. Преди решението на SAP нямахме система, която да обезпечава това.

Друг пример са хората в складовете ни, които нямат достъп до компютър, а сега имат достъп до тази система от мобилно приложение през телефона си. Те вече могат да си пуснат отпуск онлайн, да видят къде се намират като част от голямата структура, да потърсят и намерят колега, с когото работят или искат да работят, да се свържат с колеги от други отдели, да им дават баджове за благодарност и др.

Заради по-добрата прозрачност има подобрение и на различни трансакции. Сега вече лесно може да се види кой одобрява, кога одобрява и т.н., което прави нещата за мениджърите, които инициират такива трансакции и съответното за служителите, които ги обработват, много по-ясни.

Освен това, даването на обратната връзка сега е технологично обезпечено и е съвсем различно. За нас е много по-важно служителите сами да предприемат инициативата да си общуват и да си дават обратна връзка, отколкото ние да ги караме. Това много помага за performance review (оценяване на представянето на служителя), което правим един път годишно.

Можете ли да дадете пример за оптимизиране на бизнес процес?

Например, регионален център Варна вече не изпращат физически документи за подпис в София. Сега това става с два клика в системата, което от гледна точка на време на мениджъра пести усилия, намалява и риска от загуба на документи, повечето от които са конфиденциални. Пести се и времето на служителите.

Вече дигитални, можем да събираме и много повече данни за хората: какво се е случило с този човек, кога се е случило, кой го е одобрил, как се представя в работата си. Ние, като HR отдел, можем да анализираме тези данни и да дадем много по-добри съвети за подобрение на компанията си, което е и наша основна функция.

Новата система ни дава възможност да дефинираме върху какво трябва да се фокусираме и да инвестираме енергия там, където има смисъл.

А пример за извод, който направихте от подобрения анализ на данни?

Имаме още какво да учим и още данни, които да съберем. Всичко започна с имплементацията на системата, защото ние нямаме исторически данни за всичко, което се е случвало в компанията преди, и затова сега се опитваме да създадем този навик да наблюдаваме данните, за да търсим връзките между тях.

Много е важно тази система да бъде възприемана като отворена от гледна точка на нашия опит с нея - как да я използваме най-добре и как постоянно да подобряваме процесите си. Виждаме например, че в началото сме заложили някои процеси по много сложен начин, но с натрупването на опит намираме решения как да ги облекчим и подобрим.

Димитър Димитров, CEO на Digital Lights, и Петя Узунова, HR бизнес партньор Търговия на едро в Софарма Трейдинг