Дизайнът прави събитието запомнящо се

Диана Иванова, мениджър проекти в SEG:

Важно е как едно събитие ще изглежда като дизайн, но също така е важно и какви емоции предизвиква

Диана Иванова e мениджър проекти в Special Events Group (SEG) и изпълнителен директор и съсобственик на Diana’s Angels. Работи в SEG от 2002 г, от 2003 до 2008 ръководи офиса на фирмата в Пловдив, есента на 2008 се прехвърля в офиса в София. Diana’s Angels започва дейността си като самостоятелен бранд през 2015 г. До месец октомври 2019 г. Диана Иванова и екипът на компанията са създали концепции и са предоставили декорация и оборудване за 552 събития. Тя е идейният мотор на фирмата и главен ангел. Стои зад най-големите проекти на компанията – както като концепция, така и като идеи за реализация. Сред клиентите на агенцията са: bTV, Lidl, Германо-българска индустриално-търговска камара, Coca Cola, Philip Morris, "Астела", "Амген" и др.

Какво включва дизайнът на едно събитие?

- Доскоро едно събитие се състоеше от една сцена и малко осветление. Това вече не е така. Съвършеното събитие включва всичко - комбинация от звук, светлина, проекция, сценичен дизайн - декор и декорация. Ако търсим wow ефект, при подготовката на едно събитие трябва да влязат всички тези услуги. Те са свързани. Затова ние започваме от концепцията. Нашата цел е, виждайки клиента, опознавайки неговия продукт, да направим проект, който да пасва на неговия таргет (публика). Опитваме се да разберем целта на събитието, да научим повече за духа на компанията или бранда, каква е публиката им, какъв тип събитие би им въздействало. Искаме да не работим на парче, а да предоставим събитие, което е измислено и създадено специално за нуждите на този клиент. И в крайна сметка клиентът ни и неговите гости да си тръгнат удовлетворени от това, което са видели и усетили.

Какво прави дизайнер на събития? Каква е неговата работа и какви качества са нужни за това? Какви отговорности поема?

- Дизайнерът е този, който придава вид на събитието, а с това и емоцията, която тo оставя в неговата публика.

Той е човекът, който създава връзката между това, което иска един бранд да предаде на своята публика, и това, което реално става. И затова се изискват различни качества. Основното е да можеш да разбереш клиента си, а след това да имаш по-различен поглед, за да можеш да му предложиш нещо, което да не e "същото старо" или клишето "така го правим".

Той поема основната отговорност и тя е как накрая изглежда цялото събитие, дали то се харесва на хората, на клиента, дали пресъздава добре посланието на бранда. В нашата фирма, тъй като ние правим всичко – от идеята до реализацията, носим пълната отговорност – не само за концепцията, но и как тя е изпълнена, връзва ли се с останалите елементи.

Какви проучвания прави дизайнерът на едно събитие за разлика например от планиращия събитието?

- Опитваме се да влезем в кожата на бранда и на клиента. Освен това в работата ни влизат много различни неща – литература, митове и легенди, кино- и всякаква поп култура. Никога не се знае какъв елемент може да се окаже подходящ, за да илюстрираме черта на продукт или бранд. Дали ще е Алиса в Страната на чудесата, намигване към филмите с Джеймс Бонд, Формула 1 или пътуване в Мароко. Нашата работа е едновременно креативна, но и съвсем конкретна. Защото ние имаме задължение да превърнем идеите и мечтите в реалност по време на събитието.

Как се случва по-често - клиентът да дойде с конкретна идея при вас или да остави вие сами всичко да измислите за събитието му?

- Имаме и от двата вида клиенти. Но все по-често клиентът предпочита ние всичко да измислим - особено когато види събитията в нашето портфолио. Често клиентът просто се вдъхновява от събитията, които правим ние. Казва: "Виждал съм вие какво правите, затова изцяло разчитаме на вас, вие да създадете концепцията за нашето събитие." Агенциите, които организират събития, често също имат важна роля в този процес, те също идват със своите идеи. Клиент може да се вдъхнови от едно видео от събитие, от някакъв впечатляващ ефект или от някакъв интересен декор и ни казва "аз искам това". Имали сме клиент, който е искал на средата на залата да има водопад, който в даден момент да се разтвори и от него да излезе лекторът. Опитът, който съм натрупала в годините работа, ми помага да видя къде бихме имали спънка при реализирането на дадена идея на клиента. Ние можем да преценим дали и как можем да осъществим това, което той иска: дали локацията, в която се случва събитието, го позволява, дали има техническа възможност за това и колко би струвало. Клиентите не трябва да знаят, че за да виси един екран от тавана на залата, трябва достатъчно височина и точки за окачване. Това не е тяхна работа и тук идва нашата роля. Когато те дойдат с някакви идеи, ние трябва да им кажем дали те са реално осъществими. Ролята на дизайнера и на неговия екип е да обмислят идеята и заедно да предложат най-доброто решение, така че клиентът да е доволен и събитието да изглежда добре.

На какво се залага повече при създаването на концепцията за дадено събитие - на визията или преживяването?

- Едното не идва за сметка на другото. Важно е как едно събитие ще изглежда като дизайн, но също така е важно и какви емоции предизвиква - за публиката, за участниците. Усещанията могат да бъдат визуални, звукови, мирис и т.н. Затова всичко се прави комплексно, за да докосва всички сетива. Затова ние предлагаме специална декорация на събития, която наистина променя усещането в едно събитие. Тя създава автентичност на обстановката, както и оригиналност. Един малък елемент на масата или инсталация подсилват впечатлението, което събитието оставя в хората. Създава спомени. Все по-често декорът и декорацията заемат водещо място в повечето събития, които правим, защото те са най-доброто изразно средство за представяне на идея, тема или представяне на даден продукт.

Имали сме клиенти, които са идвали при нас само с пет цвята като ключови за събитието и накрая покрай тези пет цвята ние направихме събитие, което да носи усещания във всяко едно измерение - аромат, визуално въздействие, насищане от емоции - ентъртейнмънт (забавление), визуални ефекти от красиви декори. Дори коктейлите и храната бяха съобразени цветово и като вкус, ароматите бяха различни във всяка зона, която пресъздава цветовете.

Визията също е много важна, защото в клиентът много често държи да фигурират някакви конкретни елементи - логата на спонсорите например. Ние се стараем да няма просто една стена, на която са сложени всички лога на спонсорите, защото това може да не им гарантира добра видимост. Често представяме различните спонсори през изграждането на специални кътове, които правим с нашите декоратори и аранжори. Смятам, че това е един от най-добрите начини да се представи спонсор на едно събитие, и ние го предлагаме все повече, защото то комбинира визия с оригиналност.

Кои са най-често допусканите грешки? Как да се предпазят клиентите от това?

- Клиентите са винаги прави, но ние винаги можем да им помогнем да стане още по-добре (смее се). Много клиенти си мислят, че някои неща стават лесно, просто ей така. А зад всички сполучливи неща на този свят стои много труд. Много клиенти не си дават сметка за времето. Нужно е време, за да се намери най-точния образ на техните представи и той да се осъществи. Ние сме голяма фирма, с много отдели, имаме много опит, но въпреки това нещата изискват време, защото отделяме внимание на всеки детайл. В този бизнес детайлът е важен. Другата грешка е неправилното бюджетиране, което пречи на качествените събития. Ако искаш специално събитие, оригинално, което се запомня, тогава трябва да се отдели бюджет за декориране на маси, за специални инсталации, декори, изработване и аранжиране на отделни кътове и елементи. Всичко това е вече задължителна част от едно добро събитие и е важно то да бъде планирано в бюджета.

Как новите технологии влияят на дизайна на събитията?

- 3D мапинга, широкоформатната проекция, дигиталния брандинг, холограмите заемат все по-съществена част от всяко голямо събитие. Все повече клиентите искат да има нещо дигитално, което да впечатли присъстващите на събитието. Хората пренесоха контактите си в социални мрежи, затова много клиенти искат събитията им да залагат на емоции да провокират да си правят снимки и да ги публикуват или както обичат да казват да са по instagram-абъл. Трябва да има добри видеа, които после да могат да се споделят в социалните мрежи, затова клиентите държат да има нещо дигитално, което да може да се заснеме да се публикува и това да удължи живота на събитието. 3D мапингът навлезе преди няколко години и тъй като първоначално беше по-скъп като услуга малко клиенти си го позволяваха и го поръчваха. С технологичното разрастване в световен мащаб и все по-голямата достъпност на технологиите, услугите започват да бъдат на по-достъпни цени и съответно къщите, които разработват видеоконтента, стават повече и по изобретателни в проектите, които създават. Модерни са холограмните презентации. LED екрани, широкоформатна проекция са вече задължителни елементи за качествените събития. Това гарантира по-висококачествена визуализация и по-добро облъчване на цялата аудитория в една зала. Дава възможност гостите да се пренесат в много и различни атмосфери, особено ако е съпътствано с подходящата декорация.

Водещи елементи в дизайна на събития

Пространството

Пространството, което е на разположение в избраното от вас място, обикновено е основата за дизайн на събитията. Помислете къде ще влязат и излязат вашите гости и къде трябва да се разполага оборудване и обзавеждане. Важно е да се постигне правилният баланс между празно и заето пространство, тъй като доброто събитие не трябва да изглежда пренаселено. Нито пък да изглежда загубено в голямо пространство.

Мебелировката

Обзавеждането, оборудването и конструкциите спомагат за балансиране на пространството и също добавят характер. Може да предпочитате определена форма, т.е. куб или кръг, за да повлияете на вашия дизайн и да го включите във вашия стил на декор и обзавеждане. Ефективното използване на обзавеждането и оборудването включва също анализ на пропорцията и общия ефект. Например създаване на внушителна входна арка. Не се страхувайте да експериментирате с мебели и оборудване, за да осигурите фокусни точки в пространството за събития.

Осветлението

Осветлението е основен елемент в добрия дизайн на събитията. дизайнерът има възможност да експериментира с осветлението, за да подчертаете ключови сектори на дадено пространство. Задължително е да се вземе под внимание естествената светлина, къде са разположени прозорците и как светлината навлиза в стаята. Сенчестите места могат да направят едно пространство по-малко привлекателно за гостите на едно събитие.

Цветовете

Цветът също помага да създаде настроение на дадено събитие и трябва да бъде избран внимателно в съответствие с естеството на съответното събитие. Екстравагантно вечерно тържество би било подобрено чрез използването на метал - злато и сребро в комбинация с черно. Светлите зелени и сини цветове може да са по-подходящи за събитие, при което участниците трябва да са съсредоточени и да възприемат по-лесно и бързо информацията. Избраната от дизайнера цветова схема трябва да преминава през декора, осветлението, рекламните материали, менюто и т.н. Дизайнерът често експериментира с различни нюанси на основните си цветове, тъй като това може да добави интересно измерение, като същевременно поддържа цялостен и завършен ефект.

В крайна сметка организацията на събития не се свежда само до избор на подходяща локация, в комбинация с комфортна и добре подредена конферентна зала. Използването на актуален според сезона и темата на събитието декор, изборът на подходяща фонова музика, умелото използване на най-новите смарт технологии и смарт приложения за регистриране на делегатите. Това е само част от микса с инструменти, с които следва организаторите на събития да се съобразят, ако желаят да постигнат цялостна трансформация и да оставят трайно впечатление, дълго след приключване на съответното събитие. Цялата тази съвкупност от елементи представляват дизайна на събитието, или основната концепция зад реализацията му, които са най-важни, за да не бъдат използвани самоцелно всички тези важни елементи.