Организирането на политическо събитие – от посланието до коктейла

От ключово значение е и събирането на предварителна информация и опит от предходни събития в същия или сходен формат, ако това е възможно. Трябва да се има предвид, че събитията в политиката се случват изключително динамично и без предупреждение. Дори да си заложил на теми от т.нар. дългосрочни стратегии и програмни документи, почти невъзможно е да определиш съдържателната част на програмата на по-ранен етап и да очакваш, че тя ще остане актуална. Заради това задаваш посоката и се съобразяваш с развитията. Темата трябва да е удобна за всички, т.е. да обслужва интересите и да защитава приоритетите ти, но и да е интересна за другите участници и да не засяга деликатни за тях въпроси. В противен случай няма да имаш събеседници на масата за дискусия.

Важна е подготвителната работа, идентифициране на специални гости и говорители, сондирането на мнения и позиции, било то по неформални пътища или през официалните дипломатически канали. Това помага за фината настройка по съдържателната страна на събитието. Също така много важно е, ако събитието позволява да имаш модератор, да подбереш подходящия човек. Човек от страната домакин, който има и опит от работа в международна среда е добър вариант, тъй като той е познат на местната аудитория, известни са му националната действителност и приоритети, но и знае какви са червените линии на чуждестранните участници.

Логистичната част за провеждането на политическо събитие има много елементи. Много внимателно се избира датата на провеждане. Необходимо е да се предвидят празниците както в България, така и в чужбина. Много събития се съобразяват и с климатичните и метеорологични условия в конкретния период, тъй като е възможно това да попречи на организацията.

Някои тънкости

Как да оповестим събитието достатъчно рано, докато все още сме далече от финализирането на програмата? За целта пращаме Save the date - запазете си датата. Това е вид привличане на вниманието, а на по-късен етап пращаме и поканата, отново достатъчно рано, и задължително посочваме срок за отговор. Не можем да очакваме, че на тази първа покана ще откликнат всички, затова трябва да се заредим с много търпение. Напомнянията и допълнителните контакти с ключовите ни участници са нещо нормално. Сроковете за горните действия не можем да фиксираме, но отново при по-стриктните формати като председателство на Съвета на ЕС програмата е ясна със стартирането му, т.е. има яснота за следващите 6 месеца. Месец и половина преди събитието се изпраща Save the date, следват напомняния, а потвържденията обичайно идват в последния момент и това е практика в цял свят.

Винаги трябва да имаме едно наум при ранни потвърждения на лица на високо ниво. Ласкателно е за организаторите, че събитието е предизвикало такъв бърз интерес, но програмата на тези лица се мени от ден за ден. До последният момент не можеш да си сигурен, особено на ниво министри или държавни глави, дали те ще участват или ще ги замества някой, но това зависи и от усилията ти. Ако са предложени важна и интересна тема и събеседници, шансът за присъствие е по-голям.

Техническото оборудване, удобна мебелировка в зависимост от формата, достъп до помещения със слънчева светлина, достатъчно на брой чисти и модерни санитарни помещения и предразполагаща атмосферата са само някои от елементите при нейния избор. Предвидете и добри условия за преводачите, това ще ви се от плати впоследствие. Ако предвиждате работни обеди, провеждането им в същата сграда ще спести не само време, но и допълнителни мерки за сигурност и организационни дейности. Вечерите е препоръчително да са на друго място, не само за да се разнообразят участниците, но и защото рядко се намира толкова мултифункционален конгресен център.

Сигурността преди всичко

Мерките за сигурност зависят от нивото на участие в събитието, като всяка държава си има строго определени правила и законодателство. Доверете се на експертите по сигурността, техните съвети и изисквания не целят да ви затруднят, въпреки че изглежда така. Те също искат събитието да протече гладко и ще ви бъдат от помощ, когато най-малко очаквате. Те ще ви отменят и при общуването със службите за сигурност на другите участващи страни и ще ограничат до минимум присъствието на "тълпи" от персонални охранители на високопоставените гости, които често се чудим къде да настаним, за да не прилича събитието ни на плац за "строева подготовка".

Нито за миг при подготовката не трябва да забравяме правилата на етикета и протокола, независимо дали говорим за логистика или съдържание. Също е важно да имаме и вътрешна информация дали има участници, които не са в добри отношения, за да не ги настаним един до друг. Тук комуникацията с протоколите на тези лица е ключова. Случва се при подредбата на основните говорители да разместваме утвърдените им места, за да им осигурим поне частичен комфорт и да насърчим тяхното участие.

Програмата

Политическите събития рядко са по-продължителни от ден и половина-два. Заради това програмите им трябва да са стегнати, но и разнообразни. Трябва да се помисли как в този кратък период да се вмести всичко, за да се постигнат набелязаните цели. Трябва да има както делова част, така и време за по-неформални разговори и, разбира се, културна програма. Все пак освен политическите цели домакините имат възможност да популяризират и страната си. Важно е да не се създава излишно напрежение, защото, въпреки че има ясен план и график, всъщност на практика те никога не се изпълняват. Закъсненията и промените са очакван елемент от всяко събитие. Тук идва моментът да спомена и за ролята на лицата - придружители на високопоставените гости. Те са вашата връзка с госта. От тези лица зависи и какво ще е първото впечатление на участниците, тъй като те ги посрещат и са с тях през по-голямата част от техния престой.

Брандирането и всичките визуални елементи са съществен елемент при организацията на големи политическите конференции. Комуникационната стратегия е изключително важна на международно и национално ниво. Всяка голяма среща има свое лого, като най-прозрачният и широко възприет подход е да се избира чрез конкурс. По този начин се осигурява и възможност за участие на гражданското общество, което без съмнение е важно за общата организация.

Темата за подаръците – няма съмнение, че всички ние се радваме на тези жестове на внимание. За участниците те могат да бъдат спомен за събитието, носещи неговия заряд и емоция. Добре е подаръкът да бъде практичен, да е брандиран с логото на събитието и тук размерът също е от значение – но в посока, че по-малките и леки подаръци са по-добър вариант, особено за гости, които ще пътуват след това. На повечето конференции се подаряват традиционно тефтери, химикалки, някакви електронни пособия – като мобилна памет, преходник за устройство, зарядни батерии и т.н. Хубаво е да имате информация от предходни събития – какво се е харесало, какво е сметнато за прекалено или ненужно, но стриктна рецепта няма, всичко е въпрос на лични предпочитания и възможности. Не забравяйте, че чрез подаръка можете да направите и връзка с обсъжданата тема.

Спонсорството е друг важен елемент от подготовката. Дори и в страни с възможности се разчита на подкрепа от бизнеса в организирането на големи политически форуми, а и чрез компаниите идват и много добри идеи и се популяризира страната-домакин. Голямо предизвикателство за провеждането на нашето председателството бе, че в България няма законодателство, свързано със спонсорството на подобни събития и трябваше да се изготвят и одобрят правила, погледнати от всяка гледна точка, за да няма законово противоречие или конфликт на интереси. Осигурихме равнопоставеност и свобода на спонсорите сами да определят колко и какво искат да дарят, еднакъв достъп и видимост на определените за това места.

Храната е изключително деликатна тема за всяко събитие. Съобразяване с вкусовите предпочитания, религиозни празници, желанието за представяне на нещо традиционно, но по начин, който ще се възприеме от всички, е сложна задача.

Гостите винаги общуват помежду си, кой къде е бил настанен и сравняват условията. Най-добрият вариант е да се осигури един хотел с еднакви стаи за всички гости, но това трудно се изпълнява при големи групи. Така че е добре достатъчно рано да им дадете възможност за избор и срокове за резервации. За най-важните ви гости като добър домакин нощувките поемате вие, като в зависимост от възможностите осигурявате настаняване на още един от придружителите.

Екипът за организацията и провеждането на политически събития е от ключово значение. По съдържанието се разчита на експерти от съответната институция, ангажирана с темата, или професионалисти с богат опит. Когато обаче се подбира екип за логистиката, търсим хора с опит в много и различни направления – комуникации, транспорт, туризъм, хотелиерство, ресторантьорство и т.н. Подборът на екип зависи от конкретната ситуация. Аз лично смятам, че по-малкият екип работи по-сплотено и мотивирано, но при задължителното условие всички да имат опит.

Комуникацията между институциите

Изключително важна е междуинституционалната комуникация, координацията с другите партньори и служителите на мястото, където се провежда събитието. Необходими са достатъчно срещи за разпределяне на задачите, време за осъзнаване на ангажиментите и, не на последно място, за поемането на отговорност. Определете ясен кръг от лица за контакт и бъдете готови да получавате много обаждания от тях, които на пръв поглед може да изглеждат нерелевантни и да са дразнещи.

Задължително е по-отрано да се знае за събитието, а непосредствено преди него да има добра информационна медийна кампания, включително и за евентуални нови правила и забрани за движение.

Тази кратка "рецепта" за подготовка на политическо събитие не е универсална и не изчерпва темата. Голям процент от нашата работа се случва "в движение". Важно е да знаем на кого можем да разчитаме, да бъдем реалисти, а не прекомерно амбициозни и най-вече да имаме самочувствие, казва Яна.