В дълбините на корпоративните събития

Красимира Железова, MICE Sales Manager в International Hotel, Casino & Tower Suites

Сирма Пенкова

Вечерни новини

Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"

През последните близо 15 години Красимира Железова работи в сферата на хотелиерските услуги. През 2005 г. започва работа като салонен управител в хотел "Аква Варна", а две години по-късно вече заема позицията мениджър "Събития". От 2012 г. до момента тя е назначена на позицията MICE (meetings, incentives, conferencing & exhibitions) Sales Manager в International Hotel, Casino & Tower Suites в Златни пясъци, където участва в организирането на множество събития. Всяка година хотелът посреща над 150 събития, голяма част от които корпоративни с капацитет между 15 и 750 души.

По думите на Железова корпоративните събития ще стават все по-атрактивен модел за комуникация, като най-ключовата причина за това е възможността за общуване лице в лице. Това ще увеличи и нуждата от специалисти, които имат капацитета да участват в цялостната организация и да осигурят желаното изживяване на гостите. Кои са ключовите моменти в подготовката на корпоративно събитие, къде са предизвикателствата и какви са тенденциите в сектора, разказва Красимира Железова пред "Капитал".

Защо корпоративни събития

Целият ми професионален опит до този момент е бил в сферата на Hospitality (гостоприемството - бел. ред.). Може би идеята да се занимавам със събития назря в момент, когато отговарях за тях, но от гледна точка на F&B (Food & Beverage - подсигуряване на храната и напитките - бел. ред.). Желанието ми беше да общувам колкото се може повече с организаторите - клиенти. Заедно с това дойде и самото предложение за позицията Event Manager и така вече 12 години работя с огромна любов и респект към тази професия.

Задължения

Характерно за корпоративните събития е тяхната комплексност. На практика гостите в зависимост от програмата са в състояние да ползват всички услуги в етапа на събитието и е възможно да посетят всички съществуващи точки на вашия обект - ресторанти, СПА център, лоби бар, изложбени, конферентни площи, паркинг, казино и т.н. Необходимо е да познавате как работи оперативно всеки един подобект, с какви капацитети. На практика вие се явявате мениджър "Операции, продажби, консиерж" и т.н. Вие сте също толкова комплексни и динамични, колкото е повереното ви събитие, и трябва да можете да отговорите на всички въпроси на клиента.

Умения

Както във всяка професия определено е необходимо да обичате това, което правите. Това винаги води до добър резултат. Трябва да мислите бързо и правилно, когато се налага да имате резервен план за реакция. Важно е да осъзнаете, че сам не можете да направите нищо и затова екипът е много важен. Да комуникираш по възможно най-правилния начин с всеки един ангажиран по веригата клиент, гост, колега е най-специалното умение, което мениджърът трябва да притежава.

Подготовка и организация

Организацията на едно корпоративно събитие е истинско предизвикателство. То трябва да бъде концептуално издържано, иновативно, полезно, да бъде съобразено с очакванията на участниците, но с добавен WOW effect, за да бъде запомнящо се. За него трябва да се говори с възхищение дълго време след това. Разбира се, обаче трябва да се вместите в зададена бюджетна рамка. Определено е необходимо да разгърнете потенциала си и да се опитате да си представите практически как би изглеждала всяка една безумна идея. Може би е правилната.

От гледна точка на събитиен мениджър в хотел, бих искала да обърна внимание на един много ключов етап при организирането на мероприятия и това е правилното планиране.

Планирайте тайминга на събитието - подготовката и самото му протичане. Добрата подготовка е 80% свършена работа.

Необходимо е да разгледате събитието виртуално, какво би се случило във всяка една минута от началото до самия края. Ако не можете да прецените дадена ситуация, разиграйте я. Разгледайте всички аспекти - опознайте територията, която ще "превземете" с вашето перфектно събитие - логистиката на инвентара, обслужващия персонал, на подизпълнителите и най-вече на участниците. Тествайте всичко - техника, храна, напитки преди самите гости. Използвайте всички сетива. Трябва да се уверите в качеството, което сте планирали.

Предизвикателства

Подберете правилния екип, защото екипът е този, който може да изпълни начертания план. Може би в днешната динамична среда това е най-голямото предизвикателство за организаторите на събития. Същевременно в друг аспект жизнено важно е да убедиш госта, представител на организацията клиент, че може да ти се довери напълно. Той трябва да е наясно от момента на първата форма на комуникация, че е направил правилния избор за ивент локация. Истинското предизвикателство обаче е да задържиш това убеждение без срок на валидност. Зад това, разбира се, стоят твоето постоянство и усилена работа и най-вече тази на екипа, с който работиш.

Изисквания на клиенти

Тук по-скоро ще разгледам вътрешнофирмените събития. Специално в България през последните 10 години "изтичането" на човешки кадри и високото ниво на информираност доведе до изключително развитие на отделите, занимаващи се с управлението на човешките ресурси, които от своя страна работят с много по-големи бюджети, в сравнение с преди. Специалистите полагат огромни усилия за разработване на програми за лоялност, мотивационни такива, активности, с които да повишават удовлетвореността на всеки служител, тийм билдинг събития, корпоративни партита, обучения и т.н. Тенденцията се засилва, тъй като се засилва и "гладът за специалисти". В тази връзка организаторите на събития стават все по креативни в концепциите си и все по изискващи към самата локация, в която желаят да проведат съответното събитие.

Все повече корпоративни събития

Колкото по динамична е средата, която ни заобикаля, толкова по-голяма необходимост ще имаме от корпоративни събития. Това е начин да се справим с конкуренцията, да сме информирани, да бъдем мотивирани, постоянни и, разбира се, да се забавляваме. Най-ключовата причина обаче е възможността да общуваме лице в лице. Нищо не може да замени ефекта от една проведена среща, емоцията, която преживяваме, и последващите решения, които взимаме. Бизнесът е много по-успешен, когато се случва лице в лице.

Какво следва

От гледна точка на обслужване организаторите на събития ще очакват все повече и повече взискателност в обслужването - запитвания и казуси, възникнали в последния момент и мигновеното им разрешаване по възможно най-подходящия начин.

От друга страна ще разчитат на високотехнологични решения. Детайлите ще играят все по-важна роля. Събитията ще се структурират все по-персонално към участниците. Ще се разработват активности, в които самия участник да добави стойност на събитието. Все повече ще се вплита частта ентъртейнмънт в конферентната част на дадено събитие. Няма да има конкретен стереотип, който да се следва, все повече ще се държи на уникална и неповторима концепция.