Мениджмънт

Как се управлява от разстояние?

Нова книга за отдалечения мениджмънт

Ексклузивно съдържание от The Economist

Shutterstock © Shutterstock

Вечерни новини

Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"

Когато офис служителите бяха изпратени у дома през пролетта на 2020 г., мениджърите изведнъж се сблъскаха с ново предизвикателство - как да контролират екипи, които работят дистанционно. Докато някои служители сега постепенно се връщат към бюрата си, много по-голям дял ще работи от вкъщи много по-често, отколкото преди пандемията.

Нова книга, "Да водиш от разстояние" (Leading at a distance) от Джеймс Цитрин и Дарлийн Дероса от Spencer Stuart, фирма за намиране на директори на компании, се опитва да даде някои практически съвети за мениджърите, работещи с персонал, който не виждат лице в лице.

Авторите не са на мнение, че работата от разстояние е катастрофа. Те смятат, че тя може да е също толкова ефективна, колкото и тази в офис. Те посочват, че възможността да се наемат хора, които могат да работят навсякъде, означава, че на предприятията ще бъде по-лесно да развиват по-разнообразна група от работещи. Проучване на консултантската компания McKinsey установи, че 70% от компаниите смятат, че наемането на хора за работа от дома ще помогне в това отношение.

Книгата предлага няколко полезни съвета. Като начало дръжте виртуалните екипи малки. Горният праг, изглежда, е около дузина хора. Проучване установи, че 37% от нискоефективните екипи имат 13 или повече членове в сравнение с едва 24% при високоефективните такива. В допълнение, най-добре представящите се екипи обикновено са изградени от хора от един отдел като маркетинг, а не от цялата фирма.

Най-сложната част от работата на мениджъра е изграждането на разбирателство с подчинените си. За отдалечените работници е лесно да се чувстват изолирани, така че ръководителите на екипи трябва да бъдат в редовен контакт. Но е сложна задача. Има разлика между това да проверяваш дали някой има нужда от подкрепа, или постоянно да следиш напредъка му. Ако членовете на екипа почувстват, че са следени изкъсо, те могат да решат, че началниците им нямат доверие.

Много от комуникацията се осъществява през имейл, което има своите предимства. Лесно се споделя, може да се прочете няколко пъти за улесняване на разбирането и може да се препрати или използва за проверка дълго след изпращането му. Но електронната поща също така въвежда и риска от загубата на нюанси. Авторите цитират проучвания, които показват, че имейли, възприемани като неутрални от подателя, се приемат като отрицателни от получателя. От друга страна получателите смятат позитивно написаните съобщения за неутрални.

Цитрин и Дероса също предупреждават за опасностите от виртуалните срещи. Това, че е възможно да планирате такава, не означава, че е необходимо или разумно да го направите. Лошо проведените срещи не просто губят време, те застрашават способността да се спазват сроковете, което създава допълнителен стрес на работниците. Дългите срещи трябва да имат почивки, за чието прилагане мениджърът трябва да поеме отговорност. И всяка среща трябва да е с продължителност 20 или 50 минути, а не 30 минути или час, за да се даде възможност за почивка между сесиите в почасов график.

Понякога съветите на авторите стават малко общи. Те твърдят, че виртуалните срещи трябва да имат една от четири цели: решаване на проблеми, вземане на решения, получаване на подкрепа или изграждане на взаимоотношения. За съжаление от опита на Бартълби изобретателен мениджър би могъл да опише почти всички срещи като отговарящи на поне един от тези критерии. По-нататък в книгата те описват най-важните характеристики за виртуалните лидери като "силна комуникация и междуличностни умения, инициативност, гъвкавост и способност за учене и адаптиране". Със сигурност това са полезни атрибути за всички лидери, независимо дали работят отдалечено.

Някои от предложенията изглеждат изключително нестандартни. Като част от изграждането на колектив авторите предлагат на колегите да показват снимки на своите рафтове или да направят обиколка на кухнята и да разкажат историите зад елементите в нея. Колкото и Бартълби да би искал да чуе за бъркалката за яйца на Бейгхот или за купата за салата на Шумпетер, той искрено се надява тази идея да не се наложи в The Economist. Същото важи и за предположението, че виртуалните празнични партита ще бъдат оживени, като пресоналът сложи официални дрехи и гласува за на най-доброто облекло. В тази категория попадат и колегите, които трябва да представят видеоклипове на децата или домашните си любимци. Видеоклиповете за домашни любимци трябва да бъдат ограничени до YouTube.

Няколко неща трябва да се променят при дистанционната работа. Но не всичко. Мениджърите ще трябва да положат по-решителни усилия, за да поддържат връзка със своя екип, но тези, които са добри в слушането и могат да усещат и разбират начина, по който членовете на екипа им се справят, все още ще могат да процъфтяват. Ако, както повечето хора очакват, се появи хибриден модел с дистанционна работа няколко дни в седмицата, ще има много възможности за взаимодействие, когато мениджъри и членове на екипа присъстват заедно. Това, от което офисният живот не се нуждае, са измислени стратегии. Колегите в работата не бива да бъдат третирани като състезатели в телевизионна игра.

Защо отдалечената работа ни прави податливи на кибератаки

BBC

Група за киберпрестъпления, известна като REvil, изключително внимателно подбра дена за последната си атака - Деня на независимостта, 4 юли.

Те знаеха, че много IT специалисти и експерти по киберсигурност ще са в почивка, наслаждавайки се на дълъг уикенд извън работа. Малко по-късно над 1000 компании в САЩ и най-малко 17 други държави бяха атакувани от хакери. Много от фирмите бяха принудени да спрат работа. Сред целите беше и добре познат доставчик на софтуер - Kaseya.

REvil използваше Kaseya като средство да разпространи своя ransomware - зловреден софтуер, който може да заключи и открадне компютърните данни на организациите през други корпоративни и облачни мрежи, които използват софтуера.

REvil признаха, че инцидентът е тяхно дело, и обявиха, че са заключили над 1 млн. системи. Групата поиска откуп от 70 млн. долара в биткойн срещу универсален инструмент за декриптиране, с който засегнатите да възстановят важните си файлове.

Експерти предупреждават, че подобни атаки вероятно ще станат по-чести, и предполагат, че бизнесът не може да си позволи да подценява скритото въздействие на пандемията върху уязвимостта на системите си.

"Лоши навици за киберсигурност"

Проучване на фирмата за сигурност Tessian установи, че 56% от старшите IT директори смятат, че служителите им са възприели лоши навици за киберсигурност при работата от дома. Още по-тревожното е, че изследването установи, че много служители са съгласни с тази оценка.

Двама на всеки пет (39%) признават, че домашните им навици за киберсигурност са далеч по-ограничени от тези в офиса, като половината признават, че това се дължи на усещането, че не са следени от IT отделите, както преди ковид.

"Една от основните грешки е преместването на фирмени данни към лични мейл акаунти", казва Хенри Тревелиан-Томас, вицепрезидент в Tessian. Според него така хакерите са значително улеснени.

"Климат на несигурност"

Експертите също така предупреждават за значителен ръст в броя на насочените към служители фишинг мейли, свързани с коронавируса, отчетени от няколко компании по света. В разгара на пандемията през 2020 г. компанията за мрежова сигурност Barracuda Networks заяви, че има 667% увеличение на злонамерените фишинг мейли. Тогава Google също съобщи, че блокира над 100 млн. фишинг мейла дневно.

"Социалното инженерство и фишинг работят най-добре в климат на несигурност", казва пред ВВС Кейси Елис, основател на платформата за сигурност BugCrowd, за BBC. Според него един метод, който хакерите могат да използват в постпандемичния свят, може да е мейл, който примамва с обещанието за ново назначение за онези, които в момента са неваксинирани срещу вируса.

"Имате цяло население, което иска да приключи пандемията. По-вероятно е те да кликнат върху подобни мейли. Смятам, че компаниите трябва проактивно да инвестират в обучение, за да се справят с подобни сценарии", казва експертът.

Последиците от такива фишинг атаки често могат да бъдат значителни. През ноември 2020 г. базиран в Сидни хедж фонд се срина, след като висш мениджър кликна върху измамна покана за Zoom. Компанията Levitas Capital изгубила 8.7 млн. долара от кибератаката и беше принудена да спре дейност.

"Пригответе се за последствията"

Компаниите трябва внимателно да следят личните устройства, които са били използвани за дистанционна работа по време на пандемията, казва Мери Гусман, основател на Crown Jewel Insurance.

"Преди някой да може да ги ползва или да се свързва към корпоративна мрежа, трябва да се направи анализ и да се вземат предпазни мерки, за да няма зловреден софтуер. Докато това не стане, може личните устройства да не са разрешени в офиса", казва тя пред ВВС. Според нея работодателите имат две опции - да обучат служителите си как да разбират киберсигурността в постпандемичния свят или в противен случай да се "готвят за последствията".