Пет съвета как фирмите да се подготвят за данък "уикенд"

1. Продайте или отдайте под наем активите за лично ползване

Първо, съвет на експертите е да се направи обстоен анализ кои активи на фирмата се използват изцяло за личните цели на собственика, управителя или служителите. Препоръката на Валентина Василева, данъчен консултант в "Глобал Такс", е, ако има такива, те да бъдат извадени от имуществото на фирмата. Вариантите в този случай са няколко. Активът (автомобил или имот) да бъде отдаден под наем на сегашния ползвател или да му бъде продаден. Тук консултантите наблягат на важен детайл - цената трябва да е пазарна, за да няма риск по време на ревизия. Ако не може да се прехвърли поради наличие на кредит например, добре е този актив да се отдаде под наем. Отново трябва да се използва пазарният принцип, като за ориентир могат да се използват офертите на агенциите за недвижими имоти или на компаниите за отдаване на автомобили под наем.

Ако автомобилите са взети на финансов лизинг и не се използват за облагаемите сделки на дружеството, е добре да се смени лизингополучателят. Дружеството – старият лизингополучател, трябва да издаде на новия лизингополучател фактура за прехвърляне на права, защото е изплатило част от лизинга.

2. Съставяйте по-детайлни пътни листове

Ако активът има двойна употреба, тогава първо трябва да се избере облагаемата основа, т.е. да се документира съотношението между лично и служебно ползване. При имотите е значително по-лесно, защото там се отбелязва квадратурата и по-лесно може да се определи каква част от имота се използва за работа. По-сложно е при автомобилите, при които задължително трябва да се водят пътни листове. Препоръката е те да бъдат максимално точни и да не се пропуска тяхното попълване.

"С оглед минимизиране на данъчния риск се налага компаниите да обърнат повече внимание на придружаващата документация, когато става въпрос за фирмени активи, за които е ползван данъчен кредит и които се употребяват от персонала или собственика и за лични нужди", е съветът на Катя Крънчева от данъчно-счетоводния портал "КиК Инфо". Според нея най-често срещаните случаи на смесена употреба са при служебните автомобили. "Например при употребата на фирмените автомобили за целите на правилното определяне на данъчната основа на личното ползване компаниите могат да ползват пътни листове или да поддържат отчети за изминато разстояние и маршрути, от които да изчислят процента на личното ползване, който да използват за база за разпределение", съветва тя.

НАП посочва в своето ново указание, че няма да оспорва като неподходяща избраната от компанията база за разпределяне на служебните и личните разходи, ако тя е съобразена с естеството на съответната стока и бъде прилагана последователно при определяне на данъчната основа. "Ако това е изпълнено, органите по приходите няма да извършват преоблагане с друга база за разпределяне, дори и тя да води до по-благоприятен за фиска резултат. Какъвто и подход да бъде избран, механизмът за разпределяне на разходите за лично ползване следва да бъде оповестен в документацията на фирмата и при поискване да бъде представен на данъчните органи", добавя Крънчева.

3. Добре документирано минало или бърза продажба

Милен Райков, изпълнителен директор "Данъци и право" в "Ърнст и Янг България", също препоръчва извършването на незабавен индивидуален анализ на действителната употреба в дружеството на бизнес активи и разходи за лично ползване, тъй като това е фокусът на приходната агенция. Като резултат от такъв анализ ще следва да се определят подходящите методи за алокиране на разходите за бизнес и небизнес цели според вида на актива и начина му на употреба. "Препоръчително е да се изготвят вътрешни политики или съществуващите да се адаптират", добавя той.

Експертът обръща внимание, че измененията в Закона за ДДС са с пояснителен характер и реално не въвеждат сериозна промяна. "Затова трябва да се държи сметка и за миналите периоди, в които активите са били използвани и за небизнес цели", казва Райков. Той препоръчва фирмите да определят достатъчно сигурни методи за отчитане на личното ползване при фирмените активи според вида им. Като добър пример той посочва използването на GPS системи на фирмените автомобили, където такива има.

Ако сега декларирате частично лично ползване, например на автомобил, данъчните ще имат пълно основание да твърдят, че и в миналото сте го ползвали не само за фирмени цели, и да ви потърсят ДДС за стария период. За целта трябва да имате доказателства, че това не е било така - например пътни листове, които съвпадат с километража и разходите за гориво, обясняват консултанти. Друг вариант е да приложите точка 1, т.е. да продадете или отдадете под наем автомобила.

4. Забранете лаптопът и телефонът да се ползват за лични нужди

При малките активи и услуги - като лаптопи, телефони, разходи за интернет и комуникации, фирмите биха се натоварили най-много с бюрокрация по отчитането. Затова вариант е ръководителите на компаниите да издадат изрична заповед, в която забраняват използването на малките служебни активи за лични нужди, а само за бизнес цели. Дружествата с много служители често създават такива забрани чрез правилниците за вътрешния ред. Според експертите това не решава проблема, ако данъчният при ревизия твърди, че са с двойна употреба (НАП би следвало и да го докаже), но е все пак документ, който фирмите ще могат да представят при проверка.

"При малките активи, като персоналните компютри например, е много трудно да се определи точно съотношение на използването. Затова по-добрият вариант в случая е да се избере един тип използване", съветва данъчният експерт. Това според него ще улесни както данъчните, така и фирмите. Т.е. да се избере или 100% използване за служебни цели, или 100% за лични.

Логиката тук е, че е почти невъзможно да се установи в каква степен служебният телефон се използва за лични разговори или лаптопът за изпращане на лични мейли. Ако все пак данъчните решат да проверят детайлно разпечатките на телефонните разговори, историята на браузъра, това ще отнеме прекалено много време, което е ценен ресурс и за двете страни. Въпреки че малките активи по никакъв начин не са изключени от регулацията, и финансовият министър Владислав Горанов, и изпълнителният директор на НАП Бойко Атанасов обявиха публично, че се интересуват основно от съществените по стойност активи – превозните средства – автомобили, яхти и самолети, и недвижимите имоти. Затова екстраусилията на данъчните в посока дребни вещи и суми за ползвани услуги и телефония ще се четат като целенасочен тормоз.

5. Инвестиционните имоти на компанията задължително трябва да носят приходи

За да имате доказателство, че инвестиционният имот в актива на компанията не е апартамент или вила на собственика, задължително трябва да имате документи, че активът носи приходи, най-често от наеми. Например, ако дружеството има изградена къща за гости по европейска програма, доказателство, че не е личната резиденция на съдружник или мениджър, е, че активът генерира постъпления от облагаеми доставки. В този случай къщата за гости не може да бъде продадена 5 години (защото е с еврофинансиране), но в останалите отново може да помислите за продажба, вместо да потъвате в сложни изчисления и отчитане на лично и служебно ползване и делене на всяка фактура за ток и вода.