Бизнес конференциите се завръщат

Не просто Zoom

До неотдавна физическата локация беше незаменим реквизит за една конференция. Препълнени зали, анимирани сцени, пространства за срещи. Ограниченията за пътуване и събиране на големи групи хора "задраска" всичко това поне временно и принуди индустрията бързо да иновира.

Онлайн платформата за събития предава емоцията и интерактивността на всяка конференция. Тя която дава възможност за двустранна комуникация между лекторите и публиката Фотограф : MP-STUDIO

Още по време на локдауните нуждата от съдържание беше посрещната с уебинари, дигитални лекции, видеоразговори и т.н. Опитът на индустрията обаче показа, че това не е достатъчно. "Ключово остава лекторите да имат пряк контакт с публиката, както и участниците в конференциите да се запознават и общуват помежду си. За да можем максимално да пренесем преживяването на живото събитие онлайн залагаме на още повече технология", разказва Гергана Николова.

Събитията на "Капитал" този сезон ще бъдат достъпни за участниците през специално разработена онлайн платформа, която дава възможност за двустранна комуникация между лекторите и публиката, задаване на въпроси и провеждане на анкети с участниците в реално време. Всеки ще може да сподели своя визитка, видима за останалите присъстващи. Ще могат да се разменят контакти и да се уговорят и индивидуални срещи в рамките на събитието.

Платформата е разработена от българската компания за 3D мапинг и визуални ефекти MP-STUDIO. "Тя предава емоцията и интерактивността на всяко реално събитие, но дава възможност за свързване от всяка точка на света, без нужда от физическо присъствие. Вярваме, че разнообразните опции, които платформата предлага, я правят изключително атрактивна, дори и във времена, в които няма да се налага да спазваме социална дистанция", казва основателят на MP-STUDIO Марин Петков.

Платформата позволява провеждането на хибридни конференции, при които част от аудиторията е на място, а друга част онлайн, но възможностите за нетуъркинг са достъпни за всички. Така ще бъдат проведени DigitalK и Ecommerce and Retail Summit. За физическа локация на хибридните събития "Икономедиа" ще си партнира с лидера в сектора - компанията SEG (Special Events Group), собственик на залата Sofia Event Center.

"Предизвикателството е сериозно, ще отнеме време новите формати да се развият допълнително спрямо нуждите на посетителите, лекторите и спонсорите, но мисля, че с есенните събития ще поставим стандарта на конференциите от нов тип и ще поднесем приятна изненада", казва още Гергана Николова и отново се връща на съдържанието, което в крайна сметка остава по-важно от формата: "Анализът ни показа, че е необходимо адаптиране и по-различен подбор на съдържанието, както и нови начини за достъп до него."

През дигиталната платформа участниците в събитията на "Капитал" ще разполагат с цялото съдържание на избраната от тях конференция, което бъде достъпно по всяко време. Ще могат да записват избрани моменти, да гледат отново определени лекции или да превъртат други.

Аудиториите стават по-големи

Сред предимствата на онлайн и хибридните събития е по-широкото разпространение, по-голямата аудитория и увеличаването на географския обхват. Това увеличава комуникационните възможности за рекламодателите и спонсорите и им осигурява по-голяма видимост. "Хибридните събития надграждат и допълват с нови и иновативни формати възможностите за позициониране на спонсорите и изпращане на съобщения към участниците. Платформата позволява анимации, видеоформати, вграждане на обекти и предмети, изпращане на ексклузивни оферти", казва Николова.

Пример за нов комуникационен подход дава продуктовият директор на "Капитал" Андрей Любенов. "Досегашните торбички с брошури и оферти, раздавани по събития, ще бъдат заместени от дигитална торба с цялата информация, която трябва да стигне до аудиторията, като промоционални оферти, предложения, презентации и доклади с директна връзка към сайтовете на партньорите."

Билети според нуждите

Различните интереси и нужди на аудиторията обособиха три вида достъп до предстоящите събития на "Икономедиа".

• Достъп до събитието на живо през онлайн платформата, като зрителите могат да се възползват от всички нейни допълнителни инструменти за задаване на въпроси и нетуъркинг.
• Гледане на събитието в удобно време, или т.нар on demand, при което потребителите ще имат пълен достъп до цялото съдържание и материали от събитието. Така всеки ще може да избира какво и кога да гледа без фиксирано време.
• Хибридно присъствие е опция, насочена към хората, които предпочитат физическите събития. Те ще могат да отидат на място и да се възползват от живия контакт, а същевременно ще имат достъп до цялото съдържание онлайн, което могат да прегледат отново в удобно за тях време.

Бизнес конференциите традиционно заемат ключово място в отношенията между "Капитал" и бизнеса. Затова като надграждане на достъпа до качествено съдържание и информация годишните абонати на "Капитал" ще имат безплатен достъп до дигиталните събития.

Гергана Николова, директор събития в "Икономедиа" При хибридните събития каква част от лекторите ще присъстват на място и каква от разстояние? Чуждите лектори ще се включат през онлайн платформата, която сме избрали. Те ще могат пълноценно да участват в дискусиите и да отговарят на въпроси от публиката, независимо дали въпросът идва през онлайн платформата или от залата на живо. Как ще се синхронизират събитията онлайн и на място? Как ще бъде запълнена онлайн програмата по време на паузите например? Обособили сме специални пространства за нетуъркинг на хората, които ще бъдат онлайн, но сме оставили това време максимално неструктурирано, тъй като знаем, че времето, прекарано пред екран, не може да бъде безкрайно. Платформата позволява много лесен достъп до визитката на всеки участник, който е пожелал да я сподели и да попълни данните си, и възможност за бърз контакт и уговаряне на индивидуални срещи. Каква е стратегията за провеждане на традиционните годишни събития на "Икономедиа" през 2021 г.? Използвахме последните шест месеца, за да преформулираме изцяло събитийния ни бизнес, така че не просто да адаптираме стария модел към сегашните ограничения, а да го измислим отново, за да бъде адекватен на промените и начина, по който хората консумират информация. Добавихме дигитални формати и пакетирахме съдържанието по изцяло нов начин, така че да предложим повече стойност и гъвкавост както за аудиторията, така и за партньорите. Дигиталните формати имат много плюсове, които и ние като организатори, и представителите на бизнеса като участници осъзнахме, и дългосрочно планираме да развиваме платформите си в хибриден формат. Планираме към традиционните елементи на събитията да предлагаме също видеа и подкасти, което е в унисон с модернизацията и дигитализацията на каналите, през които се дистрибутира съдържание в глобален мащаб.

Фотограф : Надежда Чипева

Калоян Тодоров, собственик и изпълнителен директор на Sofia Event Center, залата където ще се проведат хибридните събития DigitalK и Ecommerce and Retail Summit. Какви специфични мерки предвиждате за гостите на място на събитието? Взетите от Sofia Event Center (SEC) мерки за осигуряване сигурността на всички гости надвишават изисканите такива от Министерството на здравеопазването. Вентилационната система е с увеличен дебит, за да гарантира циркулацията на пресен въздух. Общите части са отделени, а мебелите, които използваме, са с повърхности, които позволяват лесна и ефективна дезинфекция. Осигурили сме регулярна почасова дезинфекция на всички контактни зони. Имаме визуална комуникация, оказваща посоките на безконтактно движение и подканяща за спазване на мерките, както и автоматична термостанция, която безконтактно измерва температурата на входа и сигнализира при повишени параметри. Персоналът ни е минал през специален инструктаж, като задължително носи предпазни средства.