Съдържание от Коника Минолта България
Вечерни новини
Всяка делнична вечер получавате трите най-четени статии от деня, заедно с още три, препоръчани от редакторите на "Капитал"
Сред основните предизвикателства, пред които е изправена всяка компания, се нареждат хартиените процеси и тяхната проследимост. Освен с усложнения и загуба на време, хартиената документация често затруднява служителите в търсенето на важна информация и е предпоставка за нейната загуба. Чрез въвеждането на дигитални трансформации не се премахват всички хартиени процеси в организацията, а се конкретизират специфични области на компанията, които изискват хартия в големи обеми и отнемат значително време за обработка, като се въвежда по-рационален начин за изпълнение на процеса. Той включва решение за управление на корпоративното съдържание (ECM) чрез автоматизация.
Шест предимства от внедряването на безхартиени процеси
1. ROI
Повечето организации смятат, че преминаването към решение без хартия ще струва повече по отношение на закупуване на нов софтуер, хардуер и обучение. След първоначалната инвестиция в повечето случаи компаниите реализират нейната пълна възвращаемост в рамките на първите 18 месеца.
2. Спестяване на ръчен труд
Хартиените документи отнемат много време за организиране, съхранение и извличане на информацията от тях. Чрез въвеждане на решение за дигитализиране на бизнес процесите им, организациите намаляват административното време за обработка на документацията и повишават ефективността си.
3. Намаляване на загубените или грешни документи
Средно между 2 и 5% от документите на организацията се губят или променят. Чрез внедряване на ЕСМ система се предоставя надеждно място за съхранение на корпоративната информация.
4. Спестяване на разходи за съхранение и намиране на хартиени документи
Голяма част от офис пространствата са заети от документи, което затруднява служителите и техния достъп до навременна информация. Благодарение на дигиталните процеси информацията е структурирана, което улеснява нейното бързо и лесно откриване и анализ.
5. Подобрена сигурност на документите
Чрез внедряване на решение за управление на съдържанието (ECM) компаниите получават сигурност на достъпа до информация само за упълномощени потребители. Освен това може лесно да бъде проследен всеки документ и промените, направени по него. Това допринася за различно ниво на отчетност, проследимост и сигурност на документите, защитавайки както бизнеса, така и неговите клиенти.
6. Подобрено обслужване на клиентите
Основната цел на всеки бизнес е да предостави на своите клиенти възможно най-добрия продукт или услуга. Обслужването на клиентите играе важна роля за имиджа на компанията и допринася за нейното конкурентно предимство. За да постигнат това, организациите трябва да имат достъп до правилната информация в точното време и тя да бъде достъпна само от оторизирани служители.
Решението
За да подпомогне компаниите, тръгнали по нелекия път на дигиталната трансформация, Konica Minolta създаде пакетът E-PROCESS. Решението дава възможност да се премахне напълно или частично използването на хартиени документи.
E-PROCESS е софтуерен пакет, предлагащ електронен регистър на документи и автоматизиране на бизнес процеси. Решението е специално разработено за малък и среден бизнес и предоставя възможността да се премахнат хартиените документни процеси, като се заменят с изцяло електронни такива. Пакетът представлява уеб базирана платформа за споделена работа, предоставяща електронно регистриране и управление на фирмена документация, което помага на компаниите да са по-ефективни, документите им да станат по-защитени, а процесите – по-прозрачни и проследими.
Повече за безхартиените процеси, предлагани от "Коника Минолта България", може да научите на www.companyprocess.info.
